Błędna data sprzedaży na fakturze – jak ją skorygować?

Przedsiębiorca w toku prowadzenia działalności gospodarczej, wystawiając fakturę VAT, może omyłkowo wpisać błędną datę sprzedaży towaru. W artykule wskażemy, czy możliwe jest skorygowanie takiej faktury oraz w jaki sposób można to zrobić. Wyjaśnimy również, kto może się tym zająć – sprzedawca czy nabywca – oraz jakich wymaga to czynności.

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Faktura VAT to powszechny i podstawowy dokument używany w obrocie gospodarczym. Może on mieć formę papierową lub elektroniczną i zawiera następujące dane:

• datę wystawienia;
• numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• NIP podatnika;
• NIP nabywcy;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje także obowiązkowe inne elementy w odniesieniu do różnego rodzaju transakcji, na przykład wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jednak nie są one opisywane z uwagi na temat artykułu.

Wskazać należy, że data sprzedaży jest jednym z obligatoryjnych elementów faktury – każda musi ją określać. Co zatem w sytuacji, gdy jest ona błędnie określona?

Czy sprzedawca – czynny podatnik VAT, może skorygować fakturę?

Mechanizmem, który przysługuje sprzedawcy – podatnikowi VAT, aby sprostować dane w fakturze, jest faktura korygująca.

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, jeżeli po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki – rabatu, upustu na sprzedany towar;
• nabywca dokonał zwrotu towaru lub jego opakowania;
• podatnik zwrócił nabywcy część lub całość zapłaty;
• podwyższono cenę towaru lub stwierdzono pomyłkę w ustaleniu ceny;
• stwierdzono pomyłkę w stawce podatku, kwocie podatku lub jakiejkolwiek pozycji faktury
• podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z powyższym, jeżeli zostanie stwierdzona błędna data sprzedaży w wystawionej fakturze, podatnik ma w tym celu odpowiednią instytucję – może skorygować fakturę.

Faktura korygująca – niezbędne elementy

Faktura korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

• numer oraz datę wystawienia;
• dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, znajdujące się na pierwotnej fakturze;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• jeżeli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Natomiast może, ale nie musi zawierać:

• wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
• przyczynę korekty.

Błędna data sprzedaży na fakturze- kiedy nabywca może skorygować fakturę?

Nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Przykład 1.

Jan Kowalski sprzedał Marianowi Koniecznemu 100 sztuk ręczników papierowych za cenę 120 zł brutto. Na fakturze VAT błędnie wykazał datę sprzedaży, wskazując 5 października 2023 r. zamiast 28 września 2023 r. Faktura dokumentująca tę sprzedaż została wystawiona z datą 7 października 2023 r. Pomyłka będzie korygowana fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę. W treści faktury korygującej wystawca powinien podać następującą informację:

Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru: 100 ręczników papierowych:

było – 5.10.2023 r.,

powinno być – 28.09.2023 r.

Nota korygująca – jakie elementy powinna zawierać?

Nota korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
• numer i datę wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i NIP;
• dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą – znajdujące się na pierwotnej fakturze;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy – strony transakcji muszą pozostawać w kontakcie i porozumieć się co do treści danych skorygowanych w nocie. Data ta musi być zgodna z rzeczywistą datą transakcji.

Nabywca nie może jednak wystawić noty, jeśli pomyłki obejmują:

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

W takich sytuacjach, jeśli dochodzi do pomyłek, korekta jest możliwa wyłącznie przez sprzedawcę, poprzez wystawienie faktury korygującej. Nabywca powinien poinformować go o pomyłce, jeśli taką zauważy.

Przykład 2.

Towar został sprzedany 25 stycznia. Jednak na fakturze wystawionej 5 lutego wpisano jako datę sprzedaży również 5 lutego. Nabywca towaru wystawił notę korygującą i skorygował nią datę sprzedaży z 5 lutego na 25 stycznia. W treści noty korygującej wystawca powinien podać następującą informację:

Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru:

było – 5.02.2023 r.,

powinno być – 25.01.2023 r.

Jeżeli błędna data faktury dotyczy tego samego miesiąca – na przykład podana data sprzedaży w fakturze to 10 lutego 2023 r., ale rzeczywista data sprzedaży to 5 lutego 2023 r., nie wpływa to na obowiązek podatkowy – powstanie on i tak w lutym 2023 r.

Jeżeli jednak, jak w zaprezentowanych przykładach, będzie to dotyczyło różnych miesięcy, wpłynie to na przesunięcie obowiązku podatkowego – w przykładzie 1. na wrzesień 2023 r., w przykładzie 2. – na styczeń 2023 r.

Gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania – rozlicza się ją w dacie faktury pierwotnej.

Gdy faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania – jest rozliczana w dacie odbioru faktury korygującej.

Podsumowując, korekty faktury pod względem daty sprzedaży może dokonać zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Ten pierwszy wystawia fakturę korygującą, która nie wymaga niczyjej zgody, zaś ten drugi – notę korygującą. Nota korygująca jest obwarowana większymi ograniczeniami – można ją stosować tylko do niektórych omyłek, a dla swojej ważności wymaga akceptacji sprzedawcy.

Data sprzedaży ma istotne znaczenie – określa bowiem moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu transakcji i rodzi konieczność dokonania korekt w ewidencji – w dacie faktury pierwotnej, gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania lub w dacie odbioru faktury korygującej – jeśli zmniejsza tę podstawę.

Źródło:  https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-bledna-data-sprzedazy-na-fakturze-jak-ja-skorygowac