Firmowe rozliczenia związane z zakwaterowaniem

Pomimo panującej pandemii i związanych z nią ograniczeń, w wielu firmach wykonywanie zadań umożliwiających ich funkcjonowanie wymaga od osób je wykonujących mobilności. To z kolei często związane jest z koniecznością nocowania poza miejscem zamieszkania – nie tylko incydentalnie. Firmowe wydatki ponoszone na zapewnienie noclegów na gruncie podatku dochodowego nie pozostają obojętne.

Noclegi pracowników

Gdy firma pokrywa koszty zakwaterowania pracownikom, których miejsce zamieszkania znajduje się w miejscowości znacznie oddalonej od siedziby firmy, wartość takiego świadczenia może korzystać ze zwolnienia z pdof wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Nie ma ono jednak zastosowania do tych pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, korzystających z tzw. podwyższonych kosztów pracowniczych (art. 21 ust. 14 ustawy o pdof). W przypadku niespełnienia któregokolwiek z warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, cała wartość omawianego świadczenia jest opodatkowana.

Co równie istotne, zwolnienie ma zastosowanie zarówno do wartości zakwaterowania zapewnianego pracownikom na terenie kraju, jak i za granicą. Dla korzystania z tej preferencji nie ma również znaczenia charakter obiektu, w którym pracownik został zakwaterowany, jak i forma, w jakiej otrzymuje on to świadczenie. Można je zastosować zarówno, gdy pracodawca wynajmuje dla pracownika pokój hotelowy, mieszkanie, czy też udostępnia mu mieszkanie służbowe, jak i wówczas, gdy dokonuje zwrotu całości lub części wydatków poniesionych przez pracownika na zakwaterowanie.

Gdy wartość miesięczna takiego świadczenia przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę jest opodatkowana. Pracodawca powinien ją doliczyć do pozostałych elementów wynagrodzenia pracownika i od sumy tych należności naliczyć i pobrać zaliczkę na pdof. Jednak gdy wartość świadczenia udostępnionego pracownikowi z tytułu zakwaterowania przekracza ustawowy limit, w związku z czym nadwyżkę ponad tę kwotę pracodawca dolicza do przychodów pracownika, to od dochodu podlegającego opodatkowaniu nie podlegają odliczeniu składki społeczne, a od podatku – składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof (art. 26 ust. 1 pkt 2 i art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy o pdof). Sposób wyliczenia takiej zaliczki przy zakwaterowaniu w hotelu oraz kwaterze prywatnej zaprezentowano w przykładzie.

Po stronie pracodawcy omawiane wydatki stanowią koszty podatkowe na ogólnych zasadach, co oznacza, że można je zakwalifikować w ten sposób, o ile poniesione zostały w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania.

Noclegi zleceniobiorców

Zapewnianie zleceniobiorcom poza podstawowym wynagrodzeniem szeregu innych świadczeń stało się pewnym standardem. Należy do nich również zakwaterowanie. Jeśli zleceniobiorca otrzymuje od zleceniodawcy bezpłatny nocleg, to wartość takiego świadczenia stanowi dla niego przychód z działalności wykonywanej osobiście. Nie ma do niego zastosowania zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, gdyż to zwolnienie ustawodawca przewidział jedynie dla pracowników. W efekcie wartość tego świadczenia u zleceniobiorcy podlega opodatkowaniu.

Co prawda nie wynika to wprost z ustaw o podatku dochodowym, ale w praktyce przyjmuje się, za stanowiskiem organów podatkowych, że aby zaliczyć w ciężar kosztów tego typu wydatki, w zawartej przez strony umowie zlecenia powinien znaleźć się zapis o zobowiązaniu przedsiębiorcy do ponoszenia ich z własnych środków. Jeżeli go nie ma, wówczas zasadność dokonywania tych wydatków, a co za tym idzie – obciążanie nimi kosztów, może zostać przez fiskusa zakwestionowana. Należności te stanowią koszty tego miesiąca, w którym zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop).

Zakwaterowanie przedsiębiorcy

Nie należą do rzadkości sytuacje, w których przedsiębiorcy świadczą swoje usługi z dala od miejsca zamieszkania. Wówczas, w celu optymalizowania związanych z tym wydatków, w tym kosztów dojazdów, wynajmują mieszkania w miejscowości faktycznego wykonywania swojej działalności. Wydatki na najem mieszkania, o ile są racjonalne i ekonomicznie uzasadnione, mogą obciążać koszty podatkowe – trzeba je jednak odpowiednio udokumentować. Zgromadzone dowody nie mogą się tu ograniczać wyłącznie do umowy najmu i dowodów wpłat dokonywanych na rzecz właściciela lokalu potwierdzających wysokość i dokonanie wydatku. Niezbędne jest również posiadanie dowodów świadczących o wykonanych – w ramach prowadzonej działalności – usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której lokal mieszkalny jest wynajmowany.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.)

Źródło: gofin.pl