Gdy w wyniku szkody powstałej z winy pracownika pracodawca poniesie wydatki na wypłatę odszkodowania, to ich wartością nie może obciążyć firmowych kosztów podatkowych. Zatrudniając pracowników ma bowiem obowiązek kontrolowania wykonywanych przez nich działań w taki sposób, aby przynosiły one spodziewane efekty.
To z kolei wymaga staranności w nadzorowaniu przebiegu ich pracy i eliminowaniu błędów (pomyłek), które mogłyby wpłynąć nieefektywnie na jej rezultaty. Ponieważ pracodawca samodzielnie selekcjonuje swoich pracowników, to tylko on jest za ten dobór odpowiedzialny. Z tego względu nie może przerzucać na Skarb Państwa ciężaru ich nieracjonalnego działania.
To oznacza, że finansowymi skutkami źle wykonanej przez nich pracy nie może obciążać kosztów swojej działalności. (Tak rozstrzygnął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2019 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.240.2019.2.BSA.)
Przykład:
Spółka wykonuje m. in. usługi operatora logistycznego dla firm z branży oponiarskiej, dostarczając im towary z wykorzystaniem transportu kolejowego w wagonach próżniowych. Z dostawcą towaru nie łączy jej żadna umowa, bowiem dostawca sprzedaje towar do klienta, a spółka jedynie obsługuje logistykę.
Podczas zwrotu wagonu spółka zobowiązana jest dostarczyć dla niego instrukcję wysyłkową z kodem kolejowym, w oparciu o który wyznaczana jest określona taryfa kolejowa. Z powodu wprowadzenia przez pracownika niewłaściwego kodu na jednej z instrukcji, wagony zostały zakwalifikowane do wyższej taryfy, co spowodowało powstanie dodatkowych kosztów u dostawcy towaru.
W związku z tym podmiot ten złożył reklamację, zwracając się o zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków, a spółka zdecydowała się je wypłacić. Mając jednak wątpliwości, czy wartością tego odszkodowania może obciążyć firmowe koszty podatkowe, wystąpiła do Dyrektora KIS o rozstrzygnięcie tej kwestii.
Dyrektor KIS uznał, że wypłacone przez spółkę odszkodowanie z przyczyn wymienionych na wstępie nie spełnia przesłanek pozwalających na obciążenie jego wartością kosztów podatkowych. Zapłata odszkodowania dostawcy towaru jest bowiem wynikiem nienależytej staranności działania spółki. Ponadto w opinii Dyrektora KIS trudno tu również uznać za przesłankę celowości poniesienia wydatku na odszkodowanie w celu podtrzymania relacji biznesowych, skoro nie zostało zapłacone kontrahentowi, lecz jego dostawcy, z którym spółki nie łączyła żadna umowa.