Wielu przedsiębiorców rezygnuje z korzystania z własnych bądź firmowych samochodów w działalności gospodarczej, dlatego że posiadanie auta niesie za sobą szereg kosztów i obowiązków. Czasami prostszym rozwiązaniem może stać się wynajem samochodu. Jak rozliczyć wynajmowany pojazd w kosztach firmy? Czy trzeba prowadzić do niego kilometrówkę? Sprawdź, jak rozliczyć wynajem samochodu w działalności gospodarczej.
Umowa najmu
W działalności najem samochodu może zostać zrealizowany na podstawie umowy najmu. Według art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu należy rozumieć oddanie rzeczy do używania najemcy przez wynajmującego na czas oznaczony lub nieoznaczony w tej umowie, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Wydatki związane z wynajmowanym samochodem
Decydując się na wynajem samochodu, przedsiębiorca ponosić będzie różnego rodzaju wydatki za najem, jak również eksploatację pojazdu. Podstawowym kosztem będzie czynsz za wynajmowany pojazd. Innymi wydatkami będą bieżące wydatki dotyczące eksploatacji samochodu, jak zakup paliwa, opłaty za parking lub autostradę czy koszty ewentualnych napraw.
Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych do końca 2018 roku
Do końca 2018 roku warunkiem zaliczenia wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym wynajmowanym do kosztów uzyskania przychodu było prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Na jej podstawie podatnik wyliczał kwotę wydatków, jakie może ująć w kosztach.
Ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona do celów PIT zawierała wówczas takie informacje jak:
– nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
– kolejny numer wpisu,
– numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika,
– datę i cel wyjazdu,
– liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
– opis trasy (skąd – dokąd),
– stawkę za 1 km przebiegu,
– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
– podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Suma wydatków związanych z samochodem zaliczona do kosztów podatkowych nie mogła przekroczyć kwoty limitu wynikającego z prowadzonej kilometrówki. Wyliczenie limitu kilometrówki następowało na podstawie przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km przypisaną do danego samochodu osobowego, która do końca 2018 roku wynosiła odpowiednio:
– 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
– 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.
Stawka za przejechany 1 km była określona na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motorowerów i motocykli niebędących własnością pracodawcy.
Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym pojazdem od 2019 roku
Od 2019 roku nie obowiązuje prowadzenie kilometrówki do celów PIT a wydatki eksploatacyjne związane z wynajmowanym pojazdem osobowym rozliczane są na dwa sposoby – w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu w firmie.
W pierwszym przypadku, kiedy podatnik nie wykorzystuje wynajmowanego pojazdu osobowego wyłącznie do działalności, ale również prywatnie odliczy wyłącznie 50% podatku VAT od wydatków z nim związanych, natomiast w KPiR wydatki eksploatacyjne zostaną ujęte w 75% ich wartości. W przypadku czynnych podatników VAT wykorzystujących pojazd w celach mieszanych, w KPiR znajdzie się 75% sumy wartości netto i nieodliczonego podatku VAT (tj. 50% VAT).
W drugim przypadku, gdy przedsiębiorca użytkuje wynajmowany pojazd wyłącznie w działalności możliwe jest odliczenie 100% podatku VAT oraz 100% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym pojazdem, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:
– zgłoszenie pojazdu przez formularz VAT-26 do US,
– prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
– stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.
Wynajem samochodu a opłata za czynsz
Zgodnie z art. 23. ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT od 2019 roku podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty z tytułu najmu samochodu osobowego do limitu kwotowego w wysokości 150 tys. zł. Wartość samochodu w stosunku do wskazanego limitu, ustalana jest na podstawie sporządzonej umowy najmu. Zatem ważne jest, aby w tego rodzaju umowie zawrzeć informacje dotyczące jego wartości. Jednakże w przypadku najmu krótkoterminowego (poniżej 6 miesięcy, np. najem na minuty), zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o PIT przyjmuje się wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.
Podsumowując, przedsiębiorca podejmujący wynajem samochodu osobowego rozliczy w kosztach czynsz za jego najem do limitu 150 000 zł, bez względu na sposób użytkowania pojazdu. Natomiast odliczenie VAT następuje w wysokości 50% lub 100% podatku VAT w zależności od formy użytkowania pojazdu.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wynajem-samochodu-w-firmie-jak-rozliczyc
