Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu te wydatki, które są związane z prowadzeniem działalności u siebie w domu. Co ważne, powinni precyzyjnie określić, w jakiej części nieruchomość ta i koszty z nią związane są wykorzystywane do prowadzenia działalności. Od ustalonego współczynnika będzie zależeć, jaką część wydatków na mieszkanie przedsiębiorca będzie ujmować w kosztach uzyskania przychodu. Co do zasady można w nich ująć tylko te wydatki, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu.
Zakup kawy w kosztach firmowych
W przypadku zatrudniania pracowników wydatek na zakup kawy mógłby zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników nie mogą ujmować w koszty kawy kupionej na własne potrzeby. Prowadząc działalność w mieszkaniu, może powstać wątpliwość, czy nie jest to wydatek o charakterze osobistym.
Zakup kawy można natomiast powiązać z organizacją spotkań z kontrahentami w biurze, co przekłada się na pozyskanie nowych zleceń. Potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 maja 2018 roku, 0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD:
„Organizacja spotkań służbowych w mniej formalnej atmosferze zwiększa swobodę w prowadzeniu rozmów sprzedażowych oraz negocjacji z klientami. […] Z własnego doświadczenia Wnioskodawca wie, że spotkania z klientami na nieformalnym gruncie «przy kawie» znacząco zwiększają prawdopodobieństwo współpracy z daną firmą […].”
Podobnie wydatki na napoje i inne artykuły spożywcze na rzecz klientów i kontrahentów służą poprawieniu wizerunku firmy, co przekłada się na lepsze jej postrzeganie, zwiększenie zaufania i wzrost przychodów. Zakupy tego typu stanowią zwyczajowy poczęstunek podczas spotkań w siedzibie firmy, jaki obowiązuje w większości przedsiębiorstw, i na tej podstawie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów.
Nie należy mylić kosztów zakupu kawy, herbaty itp. przeznaczonych na rzecz pracowników lub kontrahentów przyjmowanych w siedzibie firmy z kosztami reprezentacji. Jest to ważne z tego względu, że koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca chce dokonać zakupu ekspresu kawowego o znaczącej wartości, który ma znamiona wydatku luksusowego, może to być uznane za koszt reprezentacji.
Urząd skarbowy ma prawo do skontrolowania dokumentacji księgowej w przeciągu 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego. W przypadku podważenia zasadności kosztu i braku związku z osiąganymi przychodami trzeba będzie dane pozycje wyksięgować w okresie, w którym zostały wprowadzone. Wiąże się to często z korektą zeznań rocznych, jak również zapłatą odsetek od zaległości podatkowych.
Koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu
W przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy wyłącznie działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom prywatnym, wówczas zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów. W sytuacji, gdy lokal jest wykorzystywany przede wszystkim w celach prywatnych, a w działalności sporadycznie (w razie zaistnienia takiej potrzeby), wydatki związane z pozyskaniem i posiadaniem takiego lokalu byłyby traktowane jako osobiste, co wyklucza zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów.
Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zakup-kawy-przy-prowadzeniu-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej