W wielu firmach upalne dni lata prowadzą do spadku efektywności pracowników. Co roku pojawia się myśl o zamontowaniu klimatyzacji. Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na ten krok, warto, aby zapoznał się z kilkoma kwestiami podatkowymi związanymi z oceną opłacalności tego zakupu. Przeczytaj artykuł i sprawdź, czy zakup klimatyzacji można uwzględnić jako koszt firmy.
Zakup klimatyzacji jako odrębny składnik majątku
Jeśli przedsiębiorca zakupi klimatyzator, np. przenośny lub system split, który będzie oddzielnym środkiem trwałym, a nie integralną częścią budynku, może ująć to urządzenie w kosztach podatkowych na trzy sposoby. Ważne jest, aby klimatyzacja była łatwo demontowalna bez uszkodzeń zarówno dla urządzenia, jak i budynku.
Przedsiębiorca może ująć zakup klimatyzacji jako odrębnego środka trwałego w kosztach firmy poprzez:
- Amortyzację liniową zgodnie z art. 22a ustawy o PIT, rozkładając koszt zakupu w czasie.
- Amortyzację jednorazową na podstawie art. 22k ust. 7 ustawy o PIT, jeśli klimatyzator należy do grupy 3-8 klasyfikacji środków trwałych. Warunkiem skorzystania z tej opcji jest posiadanie statusu małego podatnika (przychody ze sprzedaży brutto z poprzedniego roku podatkowego nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro w złotych polskich, czyli limitu wynoszącego 9 218 000 zł w 2024 roku) lub rozpoczęcie działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.
- Bezpośrednie ujęcie w kosztach uzyskania przychodu, jeśli sprzęt:
- nie spełnia definicji środka trwałego, lub
- spełnia definicję środka trwałego, ale jego wartość wraz z montażem nie przekracza 10 000 zł (netto dla podatników VAT czynnych, brutto dla nievatowców).
Zakup klimatyzacji niestanowiącej odrębnego środka trwałego
Jeżeli klimatyzacja zostanie trwale wbudowana w nieruchomość firmy, będzie traktowana jako wyposażenie budynku, czyli jego ulepszenie zgodnie z art. 22g ust. 17 ustawy o PIT. Przykłady innych takich instalacji to instalacje wodne, gazowe czy grzewcze. W takim przypadku wartość klimatyzacji wraz z montażem zwiększy wartość nieruchomości. Przedsiębiorca, od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia klimatyzacji do używania, będzie kontynuował ujmowanie odpisów amortyzacyjnych w kosztach firmy według dotychczasowej stawki procentowej, ale już w wyższej kwocie.
Warto również zauważyć, że zakup klimatyzacji o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT, brutto dla nievatowców), zgodnie z art. 22d ustawy o PIT, przedsiębiorca może w całości zaliczyć jednorazowo w koszty, pomijając konieczność zwiększenia wartości początkowej nieruchomości.
Klimatyzacja nabyta w podziale na części składowe
Przedsiębiorca może zakupić kilka klimatyzatorów przenośnych, każdy o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, i zaliczyć je od razu w koszty. Możliwa jest również sytuacja, w której przedsiębiorca nabywa poszczególne części klimatyzatora. Na przykład, większość klimatyzatorów, oprócz przenośnych, składa się z części chłodzącej, części odprowadzającej ciepło oraz okablowania elektrycznego. Każdą z tych części, jeżeli ich wartość nie przekracza 10 000 zł, można jednorazowo zaliczyć w koszty. Jednak okablowanie elektryczne wraz z montażem przedsiębiorca musi zaliczyć jako ulepszenie i dodać do wartości początkowej firmowej nieruchomości.
Najem lokalu użytkowego a zakup klimatyzacji
Przedsiębiorcy wynajmujący lokal na cele prowadzenia działalności gospodarczej, zakup klimatyzacji, która nie wymaga montażu i stanowi odrębny środek trwały, mogą uwzględniać w kosztach zgodnie z powyższymi zasadami. Jeśli jednak klimatyzacja wymaga montażu w budynku wynajmującego, konieczne jest uzyskanie jego zgody. Po uzyskaniu zgody wartość klimatyzacji wraz z montażem, która przekracza 10 000 zł, można zaliczyć rocznie w koszty firmy jako inwestycję w obcym środku trwałym w ramach comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT. Jeżeli wartość klimatyzacji wraz z kosztami instalacji nie przekracza 10 000 zł, po uzyskaniu zgody wynajmującego, można jednorazowo ująć całą wartość w kosztach firmy.
Podsumowanie
Przedsiębiorca, który chce zastosować jedno z omówionych rozwiązań, powinien uwzględnić następujące czynniki:
- Czy nieruchomość, do której nabywa urządzenia klimatyzacyjne, jest jego własnością, czy korzysta z niej na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej.
- Czy wartość nabytego urządzenia wraz z montażem przekroczy 10 000 zł.
- Czy ma możliwość zastosowania jednorazowej amortyzacji.
- Czy urządzenie klimatyzacyjne stanowi odrębny środek trwały, czy jest trwale zamontowane jako instalacja klimatyzacyjna, będąca ulepszeniem nieruchomości.
Analizując powyższe uwarunkowania, przedsiębiorca będzie w stanie ocenić opłacalność zakupu klimatyzacji pod kątem optymalnego ujęcia jej w kosztach firmy.
