Anulowanie wystawionych faktur – kiedy zachodzi taka możliwość?

Kiedy można anulować fakturę VAT?
Poprawienie błędu poprzez anulowanie faktury VAT możliwe jest tylko po spełnieniu łącznie dwóch warunków:

1. transakcja w ogóle nie doszła do skutku,

2. faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego (nie dotarła do odbiorcy) – wystawca posiada oba egzemplarze.

Takie sytuacje zdarzają się np. podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Sprzedawca wysyła fakturę wraz z towarem lecz odbiorca nie odbiera przesyłki, co jest równoznaczne z brakiem zapłaty. W konsekwencji towar oraz wystawiony dokument wracają do rąk sprzedawcy. Nie dochodzi więc do sprzedaży ani do powstania obowiązku podatkowego. Jednocześnie faktura VAT nie dotarła do kontrahenta.

Kolejnym przykładem może być sytuacja gdy faktura VAT została wystawiona na podstawie zamówienia złożonego przez nabywcę lecz nie zdążyła zostać wysłana gdyż w ostateczności kontrahent rezygnuje z zakupu.

Jak poprawnie anulować fakturę VAT?
Podczas anulowania faktury istotne znaczenie ma kwestia numerowania dokumentów sprzedażowych. Numeracja powinna być chronologiczna i nie może zostać zaburzona.

Aby poprawnie anulować fakturę należy:

– przekreślić obie wersje anulowanej faktury (oryginał i kopię)

– dołączyć opis mówiący o tym, że dokument został anulowany wraz z datą oraz podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur

– dodatkowo można podać powód anulowania faktury

Anulowane w ten sposób faktury nie podlegają ewidencji jednak konieczne jest przechowywanie ich we firmowej dokumentacji – w celu zachowania ciągłości numeracji.

Anulowanie faktury – korekta deklaracji VAT
Jeśli anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, podatnik ma prawo do złożenia korekty deklaracji. Poprzez złożenie korekty podatnik może skorygować zawyżony w deklaracji podatek o kwotę widniejącą na anulowanej fakturze.

Należy pamiętać, że fakturę VAT można anulować tylko w szczególnych przypadkach. Mimo że organy podatkowe zgadzają się na anulowanie błędnych faktur, jest to sytuacja wyjątkowa i tak też powinna być traktowana.