Osoby fizyczne prowadzące „drobną” działalność zarobkową mogą ją wykonywać w ramach tzw. działalności nierejestrowej, której nie trzeba zgłaszać w CEIDG (o ile spełnione są warunki wskazane w art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców; Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.).
Natomiast uzyskanie statusu podatnika VAT nie jest uzależnione od spełnienia przesłanki zarejestrowania przez osobę fizyczną działalności gospodarczej w odpowiednim rejestrze, np. w CEIDG. Na gruncie VAT podatnikiem jest także osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną (transakcja sprzedaży towaru lub świadczenia usługi ma bowiem miejsce pomiędzy dwoma kontrahentami i istnieje bezpośredni związek pomiędzy dokonaną zapłatą a dostawą towaru lub świadczoną usługą).
Należy jednak pamiętać, że osoby fizyczne wykonujące działalność nierejestrową nie mają obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny. Mogą one korzystać z tzw. podmiotowego zwolnienia z VAT. Podmiotowe zwolnienie z VAT zostało uregulowane w art. 113 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu, zwolniona od podatku jest sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 240.000 zł. Podmiotowe zwolnienie z VAT dotyczy również sprzedaży dokonywanej przez podatnika rozpoczynającego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT w trakcie roku podatkowego, jeżeli przewiduje on, iż wartość sprzedaży nie przekroczy w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej kwoty 240.000 zł. Sprzedaż określonych towarów lub usług (wskazanych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT) powoduje jednak, że osoba prowadząca działalność nierejestrową nie ma prawa korzystać z ww. zwolnienia z VAT i jest zobowiązana zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
Obowiązkowy KSeF i zasady wystawiania faktur
Od 1 lutego (lub 1 kwietnia) 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkiem dla większości podatników (uwaga! pełna obsługa KSeF dostępna jest w programie DRUKI Gofin – Korzystaj wygodnie! druki.gofin.pl/ksef). Obowiązek ten nie dotyczy m.in. (patrz: art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT):
- dokumentowania czynności na rzecz nabywcy towarów/usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług – dotyczy m.in. usług przejazdu autostradą płatną lub usług przewozu osób na dowolną odległość kolejami/statkami/promami/samolotami – udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego (patrz: rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych; Dz. U. poz. 1740).
Ponadto do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł (patrz: art. 145m ust. 1 ustawy o VAT). Zaznaczamy, że do ww. limitu 10.000 zł wlicza się wyłącznie wartość faktur, które są obowiązkowo wystawiane w KSeF – do tego limitu nie wlicza się więc faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów), faktur z kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury oraz z faktur w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ww. ustawy.
Identyfikator podatkowy
Do wystawiania faktur w KSeF niezbędne jest posiadanie NIP jako identyfikatora podatkowego. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują działalność nierejestrową i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Z ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 151) wynika, że czynny podatnik VAT musi posługiwać się NIP, natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT, w tym prowadzących działalność gospodarczą nierejestrową, występuje obowiązek posługiwania się nr PESEL. Wyjątek dotyczy osoby fizycznej wykonującej działalność nierejestrową, która jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – w tych przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP.
Ponadto w przypadku transakcji, w których nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument) nie podaje się jego NIP. W tym przypadku wystarczające jest wpisanie w polu BrakID wartości „1”, co oznacza, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze. Tak samo należy, naszym zdaniem, postąpić w przypadku wystawienia faktury dla nabywcy prowadzącego działalność nierejestrową, jeżeli jego identyfikatorem podatkowym jest PESEL (a nie NIP).
Zasady wystawiania faktur
Wejście w życie obowiązkowego KSeF nie zmieniło zasad wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, podatnik korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT (np. prowadzący działalność nierejestrowaną) nadal wystawia fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy. Ponadto podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną zwolnieni z VAT podmiotowo mogą wystawiać faktury tzw. uproszczone o węższym zakresie danych (patrz: rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur; Dz. U. poz. 1979 ze zm.). W KSeF istnieje możliwość wystawienia faktury uproszczonej.
Podatnicy prowadzący działalność nierejestrową będą mieć obowiązek wystawiania faktur w KSeF (o ile w ogóle będą wystawiali faktury – np. na żądanie nabywcy będącego podatnikiem). Z uwagi na osiąganie niskich obrotów zostaną do tego najprawdopodobniej zobowiązani od 1 stycznia 2027 r. W celu wystawiania faktur w KSeF muszą jednak uzyskać NIP, bo tylko ten identyfikator pozwoli im wystawiać faktury w KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają także podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami prowadzącymi działalność nierejestrową. Takich nabywców uznaje się bowiem za podatników dla celów VAT. Podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną jest zobowiązany do podania swojego NIP, jeżeli posługuje się tym numerem na potrzeby danej transakcji (art. 106ba ustawy o VAT). Natomiast jeżeli podmiot prowadzący działalność nierejestrową posługuje się nr PESEL (a nie NIP), to w polu BrakID sprzedawca będzie podawał wartość „1” (oznaczającą, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze).
Źródło: www.gofin.pl
