Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie zasadnicze (7.000 zł) oraz zmienne składniki wynagrodzenia (za pracę w nadgodzinach i w porze nocnej). Od 15 czerwca 2026 r. przysługuje mu również dodatek za pracę przy projekcie (12 zł/godz.). Z jakiego okresu należało uwzględnić go w podstawie ekwiwalentu urlopowego, do którego pracownik nabył prawo w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z dniem 31 sierpnia 2026 r., jeżeli termin wypłat wynagrodzenia jest ustalony na 5. dzień następnego miesiąca? Czy należało przyjąć tylko dodatek za czerwiec 2026 r. wypłacony w lipcu 2026 r., wcześniej uzupełniając go do wysokości za cały miesiąc? Jeśli tak, to przez ile miesięcy należało podzielić uzupełnioną kwotę?
W przedstawionej sytuacji w podstawie ekwiwalentu urlopowego należało uwzględnić dodatek za pracę przy projekcie (dalej dodatek projektowy) w kwocie wypłaconej w lipcu za czerwiec bez dopełniania, a sumę wszystkich składników zmiennych za okresy nieprzekraczające 1 miesiąca (dalej miesięczne składniki zmienne) podzielić przez 3.
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się na zasadach obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego… (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Do jego podstawy przyjmuje się wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkami wskazanymi w § 6 rozporządzenia urlopowego. Wlicza się do niej:
- składniki stałe w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia urlopowego) – w pytaniu wynagrodzenie zasadnicze,
- miesięczne składniki zmienne w średniej wysokości z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego) – w pytaniu normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe, dodatek za pracę w nocy oraz dodatek projektowy,
- składniki zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego) – nie występują w pytaniu.
Wyjątki od tych reguł określają § 16 ust. 2 (dopełnienie miesięcznych składników zmiennych), § 10 (przeliczenie podstawy ekwiwalentu) i § 11 (szczególne zasady ustalania podstawy ekwiwalentu m.in. w razie zatrudnienia krótszego niż 3 m-ce) w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu należało ustalić podstawę ekwiwalentu z miesięcznych składników zmiennych w średniej wysokości wypłaconej w okresie od maja do lipca 2026 r. Tym samym uwzględnieniu podlegały:
- normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny dobowe oraz dodatek za pracę w porze nocnej w kwotach wypłaconych 5 maja za kwiecień, 5 czerwca za maj i 3 lipca (5 lipca przypadał w niedzielę) za czerwiec,
- dodatek projektowy w kwocie wypłaconej 3 lipca za czerwiec, bez uzupełniania do wysokości za cały miesiąc.
Zwracamy uwagę! Dopełnienie miesięcznych składników zmiennych w trybie § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie przepracuje pełnego, przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu, 3-miesięcznego okresu. W sytuacji z pytania nie mogło to mieć zastosowania, ponieważ pracownik faktycznie przepracował całe 3 miesiące. To pierwszy powód braku konieczności uzupełniania dodatku projektowego za cały czerwiec. Drugim jest dopełnianie za cały okres uwzględniany w podstawie ekwiwalentu, a nie za poszczególne miesiące (por. stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 13 września 2010 r., znak GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP).
Do dodatku projektowego odnosi się też teoretycznie § 10 rozporządzenia urlopowego, według którego konieczne jest ponowne ustalenie podstawy ekwiwalentu z uwzględnieniem zmian w miesięcznych składnikach zmiennych lub ich wysokości w okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu, wprowadzonych przed nabyciem prawa do tego świadczenia. Jednak w pytaniu zmiana polega na wprowadzeniu tego dodatku (nowy składnik) od 15 czerwca 2026 r., co oznacza, że dopiero od tego dnia pracownik był do niego uprawniony. Wykluczało to jakiekolwiek jego rozszerzanie na okres przed 15 czerwca i przeliczenie wstecz. Czytelnik miałby obowiązek przeliczenia za cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu, gdyby w tym czasie została zmieniona wysokość dodatku, do którego pracownik byłby już uprawniony.
Do wyjaśnienia pozostaje kwestia dzielnika służącego do uśrednienia kwoty dodatku projektowego. Przepis § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego nie pozostawia możliwości stosowania innego dzielnika niż 3 miesiące. Czytelnik powinien więc podzielić sumę normalnego wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny dobowe (wypłaconych w okresie maj-lipiec 2026 r.) oraz dodatku projektowego (wypłaconego 3 lipca) przez 3. Dzielniki 1- i 2-miesięczne resort pracy dopuszcza przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego (por. odpowiedzi MRPiPS z 3 kwietnia 2025 r. i z 8 maja 2025 r. na pytania naszego Wydawnictwa), czyli w trybie wyjątku, który nie obejmuje przypadku z pytania.
