W czasach gospodarki rynkowej, opartej na konkurencji, trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie i rozwój firmy bez odpowiedniej dbałości o własny wizerunek w oczach klientów i kontrahentów. Podejmowane w tym zakresie wysiłki są zazwyczaj dostosowane do rozmiaru i zakresu aktywności gospodarczej, niemniej wiele z tych działań budzi niegasnące wątpliwości podatników co do możliwości ujęcia wydatków z nimi związanych w kosztach uzyskania przychodów. Warto przyjrzeć się kilku typowym nakładom i zadać pytanie, czy mieszczą się one w pojęciu reprezentacji.
Problem z definicją reprezentacji
Zgodnie z art. 23. ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Na gruncie prawa podatkowego pojęcie „reprezentacja” nie miało i nie ma normatywnie ustalonych desygnatów, zatem jego analiza opiera się na wykładni językowej. Na kanwie licznych orzeczeń sądowych i interpretacji organów podatkowych wypracowano definicję, w myśl której, wydatki mają charakter reprezentacyjny, jeśli celem ich poniesienia jest stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika i jego firmy, wykreowanie korzystnych relacji z kontrahentami i klientami, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Nie ma przy tym znaczenia kwestia wystawności, okazałości tych nakładów, gdyż cechy te są niewymierne (por. wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11). Obecnie fiskus uznaje, że z uwagi na modyfikującą się rzeczywistość gospodarczą, dokonując oceny kwalifikacji wydatków w konkretnych okolicznościach, należy również posługiwać się dynamiczną wykładnią funkcjonalną. Innymi słowy: ze względu na zmieniające się realia gospodarcze, zmienia się postrzeganie niektórych wydatków (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 16 czerwca 2021 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD).
Upominki dla kontrahentów
Gadżety zaopatrzone w logo firmy to upominki rutynowo wręczane obecnym lub potencjalnym partnerom biznesowym albo klientom. Ich charakter kosztowy od dawna nie jest już kwestionowany przez organy podatkowe. Problem sprawią natomiast upominki mniej typowe, np. bilety do kina, które nie są dostępne dla szerokiego kręgu zainteresowanych. Tutaj fiskus nieprzerwanie uważa, że noszą one znamiona reprezentacji, gdyż nakierowane są na kreowanie wizerunku firmy (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 12 marca 2020 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.42.2020.1.KS).
Zdarzają się także prezenty bardziej eleganckie i wartościowe, zarezerwowane dla szczególnie ważnych kontrahentów. Może to być choćby zegarek, element biżuterii albo np. zaproszenie do specjalnie wynajętej loży na stadionie lub w teatrze. W tych przypadkach nie można liczyć na zrozumienie fiskusa, nawet jeżeli wręczany przedmiot opakowany będzie w pudełko z nadrukami reklamowymi, a w hali sportowej, do której zapraszany jest kontrahent, widnieć będzie baner reklamowy przedsiębiorcy (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 7 lutego 2018 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.358.2017.1.MK).
Wystrój wnętrza i otoczenie firmy
Elementami najczęściej używanymi do aranżacji biur i innych pomieszczeń firmowych są rośliny – od doniczek z pospolitymi gatunkami po kosztowne okazy i kompozycje florystyczne. Również w otoczeniu firmy pojawiają się coraz częściej trawniki, klomby, ogródki. Przez długi czas fiskus uznawał, że o ile celem zakupu roślin jest poprawa warunków pracy, poprzez stworzenie przyjemniejszego otoczenia i zapewnienie większej ilości tlenu, to wydatek należy traktować jako koszt podatkowy pośrednio związany z funkcjonowaniem firmy. Jednocześnie odmawiał takiej kwalifikacji większym projektom zagospodarowania terenów zielonych będących w dyspozycji przedsiębiorców. Biorąc pod uwagę ukształtowany w ostatnich latach wyraźny trend ekologiczny, budowa wizerunku firmy jako przyjaznej środowisku nie mieści się już w pojęciu reprezentacji, lecz jest wymogiem czasów. W tym kontekście rygorystyczne stanowisko fiskusa ulega dezaktualizacji.
Przykładem dostosowania wykładni przepisów do realiów jest interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 11 marca 2021 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.13.2021.1.AH, dotycząca wydatków na zakup akwarium wraz z rybami, roślinami wodnymi i wyposażeniem. W tym wypadku fiskus uznał, że jako element wystroju recepcji korzystnie wpływa na atmosferę tego miejsca i jednocześnie nie ma charakteru wyjątkowo wytwornego ani ekskluzywnego.
Zakup odzieży
Jeśli chodzi o wydatki na konfekcję, która mogłaby służyć przedsiębiorcom przy realizacji zadań biznesowych, to utrwaliło się przekonanie, że jeżeli nie jest ona widocznie oznaczona znakiem graficznym identyfikującym firmę (produkt), to nie ma możliwości jej rozliczenia w rachunku podatkowym. Brak logo powoduje bowiem trudności z ustaleniem, czy odzież nabyta została do celów służbowych, czy także osobistych.
Jeżeli z charakteru konkretnej działalności wynika potrzeba nabycia eleganckiego odzienia, to w ocenie fiskusa okoliczność ta przemawia za przyjęciem, że chodzi o wydatek na reprezentację (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 7 sierpnia 2019 r., nr 0115-KDIT2-3.4011.285.2019.1.PS).
Niekiedy jednak zmieniająca się rzeczywistość gospodarcza każe zweryfikować te poglądy. Analizując sytuację podatniczki prowadzącej w ramach działalności gospodarczej blog o modzie, w którym prezentowała stylizacje powstałe w oparciu o nabyte w tym celu ubrania, buty i dodatki, Dyrektor KIS w piśmie z dnia 8 stycznia 2021 r., nr 0115-KDIT3.4011.624.2020.1.PS, uznał, że wydatki tego rodzaju spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów, ze względu na specyfikę firmy.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.)
Źródło: gofin.pl
