W trakcie okresu zatrudnienia pracownik może korzystać z różnych urlopów, w tym wypoczynkowego, bezpłatnego, a także związanych z rodzicielstwem. Skorzystanie z tych urlopów musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w świadectwie pracy. Zasady sporządzania świadectwa pracy w tym zakresie reguluje rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Urlop wypoczynkowy
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Na mocy § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862), w świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego. Z objaśnień dotyczących wypełniania świadectwa pracy znajdujących się w załączniku do wymienionego rozporządzenia wynika, że w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie podaje się liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika na podstawie art. 1672 K. p., czyli na żądanie. Informacja w świadectwie została więc ograniczona do wykorzystania urlopu wypoczynkowego z roku, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy. Tylko ta informacja ma znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Nie wykazuje się w tym ustępie urlopu zaległego z poprzednich lat.
Urlop dodatkowy
Pracownicy o znacznym i umiarkowanym stopniu niepełnosprawności mają prawo do urlopu dodatkowego na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 573). Urlop ten wykazuje się odrębnie od urlopu wypoczynkowego kodeksowego w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy. Pracodawca podaje w nim dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie dodatkowym, wskazując liczbę wykorzystanych dni i godzin urlopu. Jeżeli pracownicy posiadają urlopy dodatkowe na podstawie innych przepisów odrębnych, np. urlop dodatkowy dla kombatantów, prokuratorów czy urzędników służby cywilnej, to również te urlopy należy podać w tym ustępie świadectwa pracy. W kwestii oddzielnego wykazywania urlopu z tytułu niepełnosprawności w świadectwie pracy wypowiedział się m.in. GIP w piśmie z dnia 10 kwietnia 2015 r., znak: GNP-364-023-28-1/15.GIP stwierdził w nim, że: „(…) Ustalając wymiar urlopu dodatkowego w przypadku pracownika niepełnosprawnego zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy stosować art. 154 § 2 Kodeksu pracy, przy czym wymiar urlopu przysługującego na mocy Kodeksu pracy oraz (…) ustawy (o rehabilitacji zawodowej i społecznej … – przyp. red.) należy ustalić oddzielnie. (…) Konieczność odrębnego ustalenia wymiaru urlopu dodatkowego wynika z przepisów dotyczących świadectw pracy, które przewidują obowiązek zawarcia w świadectwie pracy informacji o wykorzystanym urlopie dodatkowym (…)”.
Urlop ojcowski i rodzicielski
Jeżeli chodzi o urlop ojcowski i rodzicielski, to w ust. 6 odpowiednio w pkt 3 i 4 formularza świadectwa pracy należy również go wykazać. Jednak dokonuje się tej czynności tylko wtedy, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takich urlopów w kolejnym stosunku pracy. Podaje się wówczas wymiar urlopu i liczbę wykorzystanych części, a w odniesieniu do urlopu rodzicielskiego także podstawę prawną jego udzielenia. Przy czym, jeżeli pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski i/lub rodzicielski, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.
Dodatkowo w przypadku urlopu rodzicielskiego wskazuje się urlop rodzicielski wykorzystany na podstawie art. 1821c § 3 K. p. i liczbę jego części. Przepis ten dotyczy urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 16 tygodni udzielonego w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części urlopu rodzicielskiego albo po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu.
Urlop wychowawczy
Urlop wychowawczy wykazuje się z kolei w ust. 6 w pkt 5 świadectwa pracy. Podaje się podstawę prawną jego udzielenia, wymiar, okres lub okresy korzystania z tego urlopu, a także liczbę udzielonych części tego urlopu. W razie gdy pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy, w świadectwie wskazuje się odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci.
Należy jeszcze zaznaczyć, że urlop wychowawczy nie zawsze był okresem składkowym. Urlopy tego rodzaju przypadające przed 1 stycznia 1999 r. zaliczane były do okresów nieskładkowych. Zatem gdy pracownik w okresie zatrudnienia wykorzystywał urlop wychowawczy przypadający przed tą datą, to należy go dodatkowo wykazać w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy jako okres nieskładkowy. Od 1 stycznia 1999 r. okres korzystania z urlopu wychowawczego jest traktowany jako okres składkowy, dlatego od tego terminu wykazuje się go tylko w ust. 6 pkt 5 świadectwa pracy.
Źródło: Gazeta podatkowa nr 32 (1803) z dnia 22.04.2021 r., www.gofin.pl,