Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub – z drugiej strony – nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne. Sprawdźmy, jak powinno przebiegać przechowywanie dokumentów firmowych!
Przechowywanie dokumentów firmowych – księgi podatkowe i dokumenty księgowe
Jak wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Do tego typu dokumentów, o których mowa w Ordynacji należy zaliczyć przede wszystkim księgę przychodów i rozchodów (prowadzoną przez podmioty opodatkowane na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym) oraz ewidencję przychodów (prowadzona przez podmioty opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Dodatkowo przechowywanie dokumentów firmowych związanych z księgowością firmy obejmuje:
- rejestry VAT,
- dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
- ewidencje środków trwałych,
- ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.
Jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z kadrami
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Jak wynika z jego treści obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów firmowych związanych ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jak wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
