Pełnienie funkcji członka zarządu w spółkach kapitałowych wiąże się z licznymi obowiązkami, wśród których istotne miejsce zajmuje podróż służbowa członka zarządu. Przedsiębiorcy często zadają pytania: czy wydatki na taki wyjazd stanowią koszty uzyskania przychodów spółki oraz jak zgodnie z przepisami rozliczyć zwrot poniesionych kosztów, aby uniknąć problemów podatkowych?
Członek zarządu niebędący pracownikiem
Sprawowanie funkcji członka zarządu przez osobę fizyczną może wynikać z różnej podstawy prawnej.
Najczęściej mamy do czynienia z uchwałą o powołaniu na funkcję członka zarządu w danej spółce za wynagrodzeniem lub nieodpłatnie.
Funkcję tę osoby fizyczne piastują jednak niekiedy także na podstawie umowy o pracę albo cywilnoprawnej (zlecenia, kontraktu menedżerskiego).
Jeżeli osoba fizyczna pełni funkcję członka zarządu na podstawie umowy o pracę, podlega wszystkim ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Podobnie, jeżeli pełni funkcję członka zarządu wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej i nie ma w spółce żadnej innej umowy, podlega wszystkim ubezpieczeniom społecznym (z wyjątkiem dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Jeżeli natomiast sprawuje funkcję członka zarządu na mocy uchwały o powołaniu, wówczas nie podlega ubezpieczeniom społecznym, a jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Ponadto wypłacane wynagrodzenie przez spółkę osobie fizycznej będącej członkiem zarządu, stanowi dla niej koszt uzyskania przychodu w dacie wypłaty.
Jeżeli osoba fizyczna sprawuje funkcję członka zarządu na mocy uchwały o powołaniu oraz dodatkowo ma podpisaną umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną, wówczas bardzo ważne jest to, iż nawet jedna czynność z zakresu czynności z ww. umów i z uchwały o powołaniu na członka zarządu nie może być taka sama.
Z każdej umowy oraz uchwały o powołaniu musi wynikać inny zakres czynności.
W tym miejscu nasuwa się pewna wątpliwość, a mianowicie – czy podróż służbowa członka zarządu niebędącego pracownikiem i wydatki z nią związane będą dla spółki stanowić koszty uzyskania przychodów?
Podróż służbowa członka zarządu niebędącego pracownikiem – zasady rozliczenia
Podróż służbowa pracownika została uregulowana w art. 775 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Polecenie pracodawcy jest więc podróżą służbową, w czasie której pracownik realizuje zlecone mu zadania do wykonania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza swoim stałym miejscem pracy.
Należy podkreślić, iż na czas podróży służbowej to pracodawca pokrywa wszelkie należności poniesione przez pracownika.
Z kolei reguły zwrotu kosztów określone są najczęściej w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania, umowie o pracę albo w rozporządzeniu dotyczącym rozliczania podróży służbowej.
Większość reguł naliczania i zwrotu kosztów dotyczących pracowników na czas podróży służbowej można także stosować do osób, które nie są związane stosunkiem pracy. Mowa tu konkretnie o osobie fizycznej pełniącej funkcję członka zarządu na mocy uchwały o powołaniu.
Niemniej jednak, aby członek zarządu otrzymał diety, zwrot kosztów noclegu czy przejazdów, musi to wpierw być uregulowane przez spółkę np. w uchwale podjętej przez wspólników spółki lub w statusie spółki (także w regulaminie wewnętrznym dotyczącym rozliczania wydatków podróży służbowej dla członków zarządu).
Większość reguł wynikających z Kodeksu pracy można także stosować do osób realizujących podróż służbową, które świadczą usługi tylko na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Stawki, zasady i inne reguły rozliczania podróży służbowej pracownika zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Na podstawie tych regulacji pracownikom, zleceniobiorcom, członkom zarządu na mocy uchwały o powołaniu naliczane są diety, ryczałty za nocleg i przejazd komunikacją miejską, jeżeli takowe przysługują.
Osoba fizyczna pełniąca funkcję członka zarządu na mocy uchwały o powołaniu poza dietami może także otrzymać na podstawie faktur zwrot kosztów noclegu, przejazdów, biletów oraz innych wydatków.
Ważne jest natomiast, aby wartość zwrotów i kosztów była równa, jeżeli bowiem spółka zwróci więcej z tytułu odbytej podróży służbowej, wówczas będzie musiała rozpoznać u członka zarządu dodatkowy przychód.
Taka sama sytuacja wystąpi w przypadku, kiedy spółka naliczy i wypłaci członkowi zarządu dietę w wysokości większej, aniżeli przewiduje ww. rozporządzenie.
Podróż służbowa członka zarządu a PIT
Wskazane zagadnienie reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 roku (dalej: ustawa o PIT). Zgodnie z jej art. 21 ust. 1 pkt 16 zwalnia się od podatku dochodowego diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Zgodnie z ustawą o PIT wartość otrzymanych przez członka zarządu diet w związku z odbytą podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Powyższy przepis odnosi się również do osób niebędących pracownikami.
Tym samym otrzymana przez członka zarządu, pełniącego swoją funkcję na podstawie powołania, dieta w wysokości nieprzekraczającej diety wskazanej w ww. rozporządzeniu również korzysta ze zwolnienia z podatku PIT.
Jak rozliczyć wydatki, gdy podróż służbowa członka zarządu generuje koszty?
Pozostaje jeszcze do wyjaśnienia, w jaki sposób należy rozliczyć wydatki na podróż służbową członka zarządu w kosztach spółki.
Koszty uzyskania przychodów zostały zdefiniowane w art. 15 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT). Zgodnie z tym przepisem do tej kategorii zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (nie występują w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów). Jednocześnie należy podkreślić, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, można uznać za tego typu koszty. W takim przypadku należy zbadać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony.
Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu albo że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.
Analizując wydatki na podróż służbową członka zarządu, można stwierdzić, że wypłacone diety do wysokości określonej we wspomnianym rozporządzeniu, a także zwrot wydatków udokumentowanych fakturami za nocleg, za przejazdy także biletami oraz fakturami za inne wydatki do ich wysokości będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w spółce.
Wypłacone członkom zarządu diety oraz zwrócone koszty podróży służbowych znajdują związek z prowadzoną przez spółkę działalnością (także, gdy członkowie zarządu będą pełnić funkcje na podstawie aktu powołania).
W kontekście kosztów uzyskania przychodów bardzo ważne jest prawidłowe ustalenie zasad wypłacania diet za podróż służbową i zasad zwrotu wydatków poniesionych w tej podróży przez członka zarządu.
Należy podkreślić, iż w myśl art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz 38a za koszty uzyskania przychodów nie uważa się: wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego,
wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Wydatki związane z podróżą służbową członka zarządu pełniącego funkcję na podstawie uchwały o powołaniu nie mają charakteru jednostronnego. Jeżeli podczas wyjazdu realizuje on konkretne zadania na rzecz spółki (bez celów prywatnych) i z tego tytułu otrzymuje zwrot poniesionych kosztów, mamy do czynienia ze świadczeniem obustronnym.
Potwierdza to wiele stanowisk organów podatkowych. Jednym z przykładów jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 21 maja 2026 roku (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.120.2026.2.KW).
Podsumowując, w celu prawidłowego rozliczenia wydatków na podróż służbową członka zarządu niebędącego pracownikiem warto ustalić zasady wypłaty diet w akcie wewnątrzzakładowym spółki.
Zwrot wydatków do wysokości określonej w rozporządzeniu jest zwolniony z podatku po stronie członka zarządu. Dodatkowo prawidłowo wykazany związek przyczynowo-skutkowy między podróżą a działalnością spółki pozwala na zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-podroz-sluzbowa-czlonka-zarzadu-niebedacego-pracownikiem-a-wydatki-z-nia-zwiazane
