Częste wyjazdy związane z obowiązkami służbowymi generują niemałe wydatki. Warto pamiętać, że aby wydatek zaliczyć do kosztów nie wystarczy, że w ogóle został on poniesiony oraz, że jest związany z działalnością. Konieczne jest również jego prawidłowe udokumentowanie. Dowód księgowy w tym wypadku stanowi paragon za autostradę. Odbywając częste wyjazdy służbowe, zarówno te zagraniczne, jak i krajowe, warto pamiętać o gromadzeniu “kwitków” potwierdzających opłatę za przejazd autostradą. Wydatki te stanowią bowiem koszt działalności i co do zasady nie wymagają potwierdzeń dodatkową fakturą.
Paragon za autostradę jako dowód księgowy
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR określa wydatki, dla których wystarczającym dowodem ujęcia ich w podatkowej księdze jest paragon. Są to wydatki związane z zakupem:
- krajowym – materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego,
- zagranicznym – paliwa i olejów.
Przepisy nie wyróżniają natomiast wprost paragonów za przejazd autostradą jako dowodów księgowych. Jednak z uwagi na specyfikę samej operacji dokonywania opłat za autostradę oraz trudności związanych z procesem pozyskania faktury, kwitek za autostradę jako “inny dowód” może być podstawą dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Paragon za autostradę jako faktura VAT
Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, za fakturę uznaje się również dowody zapłaty (np. w formie biletu jednorazowego) za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:
- numer i data wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
