Sposób rozliczania kosztów związanych z eksploatacją samochodu zależy od sposobu jego użytkowania. Zależnie od przypadku rozliczenie kosztów paliwa może się różnić pod względem podatku dochodowego i VAT.
Pojazd może być rozliczany w kosztach firmowych jeśli:
- Jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy
- Jest prywatnym samochodem przedsiębiorcy wykorzystywanym w celach firmowych
- Został nabyty na podstawie umowy najmu lub leasingu
W sytuacji gdy w firmie użytkowany jest samochód osobowy, należy zwrócić szczególną uwagę na przepisy w zakresie odliczenia podatku VAT zarówno od jego nabycia, jak i od wydatków eksploatacyjnych.
Odliczenie 100% VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem, pod warunkiem, że samochód będzie użytkowany wyłącznie do celów firmowych. Użytek ten musi zostać odpowiednio potwierdzony, co wynika z przepisów ustawy o VAT.
Podatnik w takiej sytuacji musi:
- zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
- prowadzić kilometrówkę, która zawiera dane takie jak:
- numer rejestracyjny pojazdu samochodowego
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
- kolejny numer wpisu
- datę i cel wyjazdu
- opis trasy (skąd – dokąd)
- liczbę przejechanych kilometrów
- imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
- wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie.
Odliczenie 50% VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy
Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca chce uniknąć dodatkowej „papierologii” lub przewiduje prawdopodobieństwo użytku prywatnego, powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Tego sposobu odliczenia nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz, co ważne, nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Podatnik w takiej sytuacji może odliczyć 50%, natomiast do kosztów zakwalifikować 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.
Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy
Samochód osobowy można zaliczyć do środków trwałych firmy jeśli:
- stanowi własność lub współwłasność podatnika
- jest kompletny i zdatny do użytku
- będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu
- o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok
- o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł
Wówczas rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków związanych z samochodem osobowym wykorzystywanym zarówno prywatnie jak i służbowo podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości.
Wartość ta wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, który wskazuje, że „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.”
Aby móc odliczać 100% kosztów od wydatków związanych z samochodem będącym środkiem trwałym w firmie przedsiębiorca powinien wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencje pojazdu – jedną dla podatku VAT i podatku dochodowego.
Rozliczenie kosztów paliwa samochodów osobowych w leasingu
Jeśli samochód osobowy w leasingu jest wykorzystywany w celach zarówno firmowych jak i prywatnych koszty paliwa rozlicza się bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości.
W przypadku pojazdu firmowego istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, pod warunkiem użytkowania danego samochodu jedynie na potrzeby prowadzonej działalność gospodarczej. Ponadto czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.
Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej
Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.”
Nowelizacja ustawy o PIT od 01.01.2019 zdjęła z podatników wykorzystujących w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Od tego dnia rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów w ramach działalności.
