Obecnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje jako dobrowolny, niemniej jednak Ministerstwo Finansów nieustannie pracuje nad tym, aby ułatwić przygotowanie podatników do obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF. Aby proces wdrożenia KSeF był łatwiejszy, dla podatników od 1 lutego 2026 roku zostanie wdrożona nowa struktura faktury elektronicznej. W artykule przedstawiamy, jakie zmiany zawiera struktura faktury elektronicznej FA(3) oraz jak przekazywać faktury do KSeF. Dodatkowo omówimy kwestie związane z korzyściami i zagrożeniami w związku z fakturowaniem w KSeF, z jakimi borykają się przedsiębiorcy.
Ministerstwo Finansów od kilku miesięcy zapowiadało wdrożenie nowej struktury logicznej dla faktur wystawianych w KSeF.
Obecnie obowiązująca struktura faktury elektronicznej FA(2) zostanie zastąpiona od 1 lutego 2026 roku nową strukturą FA(3).
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, nowa struktura faktury elektronicznej FA(3) będzie działać do momentu wdrożenia obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF.
Termin wejścia obligatoryjnego fakturowania w KSeF jest pewny, bowiem 5 czerwca 2024 roku prezydent podpisał Ustawę z dnia 9 maja 2024 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, której celem jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego.
Już od 1 lutego 2026 roku dokumentowanie w KSeF stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
Wdrożenie nowej struktury faktury elektronicznej ma ułatwić podatnikom przygotowanie się do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania w KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że struktura logiczna e-Faktury FA(3) została opracowywana w oparciu o:
- opinie przesłane podczas konsultacji podatkowych,
- postulaty zgłoszone w trakcie spotkań z organizacjami przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz przez sektor IT.
Nowa struktura obejmuje zmiany, które są widoczne bezpośrednio w schemacie XML faktury ustrukturyzowanej. Modyfikacje, jakie zawiera struktura faktury elektronicznejFA(3), to m.in.:
- Zmieniono kod i wariant schemy.
- Dodano nowy typ daty.
- Zmieniono format rachunku bankowego w celu uwzględnienia maksymalnej długości numeru oraz wystąpienia znaków specjalnych.
- Zmieniono format identyfikatora podatkowego innego w celu uwzględnienia znaków specjalnych.
- W podmiocie trzecim dodano rolę dotyczącą pracownika w celu identyfikacji tzw. wydatków pracowniczych.
- Rozbudowa słownika stawek w celu uzyskania zgodności z częścią dotyczącą podsumowania faktury.
- Dodano nowy typ danych wykorzystywany w załączniku do faktury.
- W danych nabywcy wprowadzono znacznik wskazujący czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W wyniki uwag zgłoszonych w toku konsultacji odwrócono znaczenia wyborów znacznika JST w celu uzyskania zgodności z logiką podobnych rozwiązań w innych miejscach schemy.
- W danych nabywcy wprowadzono znacznik wskazujący czy faktura dotyczy członka grupy VAT . W wyniki uwag zgłoszonych w toku konsultacji odwrócono znaczenia wyborów znacznika GV w celu uzyskania zgodności z logiką podobnych rozwiązań w innych miejscach schemy.
- Likwidacja obligatoryjności występowania adresu.
- Wprowadzenie ograniczenia liczby wystąpień danych faktury korygowanej. W wersji FA(2) liczba ta była nieograniczona. W wersji FA(3) na konsultacje zaproponowano maks. 10 000. W wersji finalnej FA(3) uwzgledniającej uwagi z konsultacji zastosowano ograniczenie do 50 000.
- Zmiana opisu o charakterze doprecyzowującym.
- Zmieniono format danych w celu umożliwienia wpisywania nazw towarów i świadczonych usług do 512 znaków.
- Zmiana typu znacznika zapłaty częściowej w celu uwzględnienia przypadku gdy zapłaty częściowe pokryły całość należności.
- Dodanie pól umożliwiających prezentację formy płatności odrębnie dla każdej z częściowych płatności.
- Likwidacja obowiązkowości podania terminu płatności w formie daty w przypadku chęci podania terminu płatności na fakturze
- Zmiana konstrukcji opisu terminu płatności. Dodanie trzech pól przeznaczonych na podawanie ilości jednostek czasu, rodzaju jednostek czasu, zdarzenia początkowego, od którego liczony jest czas. TerminOpis w związku z tym staje się węzłem.
- Dodanie pola umożliwiającego podawanie linku do płatności generowanego przez operatora płatniczego.
- Dodanie pola umożliwiającego podawanie identyfikatora płatności KSeF generowanegoprzez operatora płatniczego.
- Zmieniono zakres daty umowy w celu umożliwienia wpisywania dat począwszy od 1990 r.
- Zmieniono zakres daty zamówienia w celu umożliwienia wpisywania dat począwszy od 1990 r.
- Zmieniono format danych w celu umożliwienia wpisywania nazw towarów i świadczonych usług do 512 znaków.
- Dodano możliwość dołączenia załącznika do faktury.
Wystawianie faktur w KSeF możliwe jest:
- bezpośrednio z poziomu rządowej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub
- za pośrednictwem systemu księgowego zintegrowanego z KSeF – kompleksowym rozwiązaniem jest system wFirma, który posiada bezpłatną i nielimitowaną integrację z KSeF.
Decydując się na wystawienie faktur bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF, użytkownik, aby uzyskać dostęp do systemu, zobowiązany jest każdorazowo autoryzować się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Faktury wystawiane bezpośrednio w KSeF należy następnie zaimportować do systemu księgowego celem ich prawidłowego wykazania w ewidencji księgowej.
Z kolei posiadanie systemu księgowego, który umożliwia bezpłatną integrację z KSeF – wspomniany system wFirma – znacznie ułatwia proces dokumentowania sprzedaży, bowiem użytkownik nie będzie każdorazowo zobowiązany do autoryzacji w KSeF, a faktury będą automatyczne ujmowane w ewidencji księgowej.
Sam proces przekazywania faktur do KSeF budzi jednak wiele wątpliwości wśród podatników. Szczególnie dyskusyjna jest kwestia daty wystawienia faktury w rozumieniu KSeF oraz określenie momentu, w którym faktura została faktycznie wystawiona.
Fakturowanie w KSeF – szansa czy zagrożenie dla podatników?
Ministerstwo Finansów deklaruje, że wejście w życie obowiązkowego KSeF przyczyni się do efektywniejszej walki z oszustwami podatkowymi w szarej strefie. Poza korzyściami na gruncie uszczelniania systemu podatkowego KSeF ma również przynieść profity podatnikom – wśród nich wyróżnia się:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – faktury będą przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat;
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni;
- jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich – łatwiejsza interpretacja faktury;
- komunikacja w czasie rzeczywistym – kontrahent nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast, co usprawni m.in. wymianę korekt;
- większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
- możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Żródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-struktura-faktury-elektronicznej-dla-ksef
