PRZYKŁADOWO:
Jestem czynnym podatnikiem VAT. Prowadzę sklep z częściami elektrycznymi. We wrześniu br. kontrahent złożył zamówienie towaru i zadeklarował, że odbierze go następnego dnia. Towar przygotowałem do odbioru i wystawiłem fakturę sprzedaży. Kontrahent nie odebrał jednak towaru i faktury, nie ma z nim kontaktu i wątpliwym jest, że do transakcji dojdzie.
Czy w tej sytuacji mogę anulować wystawioną fakturę?
W sytuacji wskazanej w pytaniu istnieje możliwość anulowania faktury, gdyż nie doszło do transakcji, a faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT.
Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Zasady wystawiania faktur regulują przepisy ustawy o VAT. Natomiast prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze.
Przepisy ustawy o VAT i rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Organy podatkowe – w drodze wyjątku – uznają jednak za dopuszczalne anulowanie faktury, która nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego i jeżeli dokumentuje ona czynność rzeczywiście niedokonaną.
W interpretacji indywidualnej z 21 marca 2019 r., Dyrektor KIS wskazał, że niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji (świadczenia usługi, dostawy towarów).
W interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2019 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Organ wskazał także, że w przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi powtórne wydanie i wykorzystanie.
Z kolei w interpretacji indywidualnej z 18 marca 2019 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że anulowanie faktur powinno odbyć się poprzez ich przekreślenie i opatrzenie odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.
W świetle powyższego, w sytuacji wskazanej w pytaniu, Czytelnik ma prawo anulować wystawioną fakturę. Powinien dokonać odpowiedniej adnotacji na oryginale i kopii anulowanej faktury i pozostawić je w dokumentacji podatkowej (bez wprowadzania do ewidencji VAT i ujmowania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT).