Jak długo i w jaki sposób powinniśmy przechowywać nasze księgi rachunkowe?
Co to są księgi rachunkowe?
Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Jednostka ma także obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgę pomocniczą, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów.
Co z E-sprawozdaniem?
Oryginał sprawozdania finansowego ma postać elektroniczną i jest podpisany przez uprawnione osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dlatego jednostka ma obowiązek przechowywać zatwierdzone sprawozdanie finansowe w oryginale, tj w postaci elektronicznej. Gdy sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez firmę audytorską (biegłego rewidenta), to razem z e-sprawozdaniem finansowym przechowuje się również sprawozdanie z badania w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.
W jaki sposób przechowujemy księgi?
Politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obecnie do prowadzenia ksiąg rachunkowych powszechnie stosowany jest komputer. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych i na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej. Poza tym systematycznie należy tworzyć rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Księgi rachunkowe mogą być przechowywane poza jednostką, o ile zostaną przekazane innemu podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Trzeba mieć także na uwadze, że jeśli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Przechowywanie ksiąg jednostek nieprowadzących działalności.
W przypadku gdy dany podmiot zakończył swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, jego zbiory, czyli księgi rachunkowe, politykę rachunkowości, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe, przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Natomiast gdy podmiot został zlikwidowany, dokumenty te przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu ich przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
Jakie są okresy przechowywania dokumentacji księgowej?
Wprowadzona nowelizacja art. 74 ust.1 ustawy o rachunkowości, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., skróciła okres przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Wcześniej jednostki miały obowiązek trwałego ich przechowywania. Obecnie należy przechowywać je przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono.
Przepisy przejściowe stanowią, że roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. W związku z tym sprawozdanie finansowe za 2018 r., które zatwierdzone zostało w 2019 r., należy przechowywać do końca 2024 r.
Okres przechowywania zbiorów jednostki oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Ustalając termin przechowywania dokumentów, oprócz ustawy o rachunkowości, trzeba mieć na uwadze również inne przepisy, w tym m.in. Ordynację podatkową (Dz. U. Z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Zgodnie z art. 86 § 1 tej ustawy podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Zatem ze względu na to, że termin płatności podatku za dany rok obrotowy przypada w następnym roku (np. za 2018 r. w 2019 r.), to okres przechowywania dokumentów księgowych dla celów podatkowych jest o rok dłuższy niż dla celów bilansowych. Wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji może nastąpić w wyniku zawieszenia lub przerwania terminu przedawnienia (art. 70-71 Ordynacji podatkowej).
Okresy przechowywania dokumentacji księgowej wg ustawy o rachunkowości:
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.
- Księgi rachunkowe – 5 lat.
- Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.
- Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
- Dowody księgowe dotyczące: środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
- Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli zasady (polityka) rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
- Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
