Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą decydujący się na zawieszenie wykonywania działalności, np. na okres wakacyjny lub z powodów problemów finansowych. W okresie tym przedsiębiorcy nie są automatycznie zwolnieni z obowiązku regulowania zobowiązań, jakie powstały przed momentem zawieszenia. Podatnicy zadają sobie zatem pytanie, jakie wydatki ponoszone w okresie zawieszenia działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodu? Sprawdźmy!
Kto może zawiesić działalność?
Zawiesić działalność może przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników bez konieczności spełniania dodatkowych warunków. Co więcej, zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców zawieszenie wykonywania działalności możliwe jest również w sytuacji, gdy podatnik zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na:
– urlopie wychowawczym,
– urlopie macierzyńskim,
– urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
– urlopie rodzicielskim.
Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy jej zawieszenia dokonają wszyscy wspólnicy.
Na jak długo można zawiesić działalność?
Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą okresu zawieszenia działalności, okres ten nie może być krótszy niż 30 dni. Podatnicy wpisani do CEIDG mogą zawiesić działalność na czas nieokreślony, nie muszą oni deklarować, kiedy nastąpi odwieszenie działalności.
Wyjątkiem są przedsiębiorcy, którzy podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, ponieważ mogą oni zawiesić działalność gospodarczą maksymalnie na okres 24 miesięcy.
Czynności wykonywane w okresie zawieszenia wykonywania działalności
Zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców przedsiębiorca w okresie zawieszenia działalności:
– może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
– może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,
– ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
– wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa,
– może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
– może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą,
– może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
– może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170).
Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wyklucza możliwość prowadzenia działalności oraz osiągania przychodów z tytułu jej prowadzenia w okresie zawieszenia.
W związku z powyższym w okresie zawieszenia istnieje możliwość uznania za koszty podatkowe wydatków, które miały na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Zawieszenie wykonywania działalności a wydatki stanowiące koszty podatkowe
Przepisy ustawy nie wskazują jednoznacznie katalogu wydatków, które można uznać za celowe i istotne podczas zawieszenia. W praktyce do takich kwalifikuje się m.in.:
- wydatki wynikające z konieczności przedłużenia polis ubezpieczeniowych zabezpieczających mienie firmowe,
- podatek od nieruchomości,
- wydatki na ochronę majątku działalności,
- wydatki poniesione na ewentualną naprawę związaną z nieprzewidzianymi awariami.
Ponadto przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności ma możliwość regulowania zobowiązań powstałych przed okresem zawieszenia. Do tych będą należeć tzw. koszty stałe, takie jak:
– opłaty za najem biura,
– opłaty za inne media na podstawie zawartych umów,
– rachunki telefoniczne mające na celu utrzymanie numerów firmowych,
– raty leasingowe,
– odsetki za prowadzenie rachunku bankowego.
Co ważne, to przedsiębiorca decyduje o tym, co jest celowe i potrzebne firmie, aby przetrwać okres zawieszenia. W przypadku kontroli organów skarbowych powinien on zatem wytłumaczyć racjonalność ponoszonych podczas zawieszenia wydatków i ich związek z działalnością. Ponadto nie należy zapominać o podstawowej zasadzie uznania wydatku za koszt, czyli konieczności jego prawidłowego udokumentowania, wykazania związku z przychodem i sprawdzenia, czy nie jest to wydatek wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (czyli w katalogu wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów).
Co do zasady wydatki ponoszone w okresie zawieszenia działalności na podstawie umów zawartych przed okresem zawieszenia, mające na celu zabezpieczenie źródła przychodu, stanowią koszty uzyskania przychodu. Rozliczenie wydatków będzie możliwe w pierwszym okresie po wznowieniu działalności lub, jeżeli okres zawieszenia będzie obejmował przełom roku, zostaną wykazane w deklaracji rocznej.
Wydatki, które nie stanowią kosztów podatkowych w okresie zawieszenia działalności
Jednym z głównych wydatków, których nie można uznać za koszty podatkowe podczas zawieszenia działalności gospodarczej, są odpisy amortyzacyjne. W okresie zawieszenia amortyzacja składników majątku również powinna zostać wstrzymana. W związku z tym, pomimo zawieszenia działalności, podatnik nie zostaje pozbawiony części odpisów amortyzacyjnych.
Ponadto, w okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie będzie mógł ująć w kosztach podatkowych wydatków dotyczących zakupu towarów handlowych lub promocji czy reklamy firmy. Wydatki te mogą zostać uznane przez organ skarbowy jako nieistotne przy zabezpieczeniu źródła przychodów, gdy zostaną poniesione w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (przedsiębiorca w okresie tym nie ma możliwości dokonywania sprzedaży).
Podsumowując, zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie pozbawia przedsiębiorcy możliwości ponoszenia wydatków, które mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Dodatkowo, w przypadku podatników wpisanych do CEIDG, ustawodawca określił wyłącznie minimalny okres zawieszenia wynoszący 30 dni. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają możliwość zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nawet na kilka lat, bez konsekwencji w postaci wykreślenia z rejestru CEIDG.
Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zawieszenie-wykonywania-dzialalnosci-gospodarczej-a-koszty
