Duplikat faktury – jak wykazać w ewidencji księgowej?

Nawet najbardziej systematycznemu przedsiębiorcy może zdarzyć się, że faktura zakupowa ulegnie zniszczeniu albo gdzieś zaginie. Co zrobić w takiej sytuacji, aby zapewnić porządek i rzetelność swoim księgom podatkowym? To proste – postarać się uzyskać duplikat faktury!

Duplikat faktury – jak i kiedy?

Jak już wspomniano, duplikat faktury służy zastąpieniu dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zaginął. Informacje na nim zawarte powinny być identyczne z tymi, które znajdowały się na fakturze źródłowej, poza dwoma różnicami. Pierwsza dotyczy daty – na duplikacie ujmuje się tę w której został wystawiony, nie datę wystawienia utraconego oryginału. Druga różnica to fraza „Duplikat”, która może znaleźć się na dokumencie, niemniej od stycznia 2022 roku nie jest to obowiązkowe.

Duplikat faktury może być wystawiony przez podatników lub osoby do tego upoważnione, a także przez nabywców towarów lub usług oraz administracyjne organy egzekucyjne i komorników sądowych.

Art. 106l ust. 1 ustawy o VAT

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
   1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
   2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Jak rozliczać VAT z duplikatu?

Czynny podatnik VAT ma możliwość odliczenia podatku VAT od zakupu towarów lub usług, które będą wykorzystywane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę. Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT w przypadku gdy przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT w okresie otrzymania faktury, wówczas VAT może odliczyć w jednych z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub w jednych z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych). 

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie wystawionej faktury, jak i jej duplikatu, który wystawiony jest w przypadku zniszczenia bądź zagubienia faktury pierwotnej.

Przyczyny wystawienia duplikatu faktury, mają duży wpływ na moment odliczenia podatku VAT oraz na prawidłowe ujęcie dokumentów w pliku JPK_V7. Sposób postępowania zależy od tego, czy:

• nabywca otrzymał i dokonał odliczenia VAT z pierwotnej faktury, która następnie zaginęła bądź uległa zniszczeniu, wówczas duplikat faktury stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do odliczenia podatku oraz uzupełnia lukę w dokumentacji firmy;
• nabywca otrzymał fakturę pierwotną, która nie została zaksięgowana, a następnie została utracona, wówczas odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie duplikatu w momencie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz kiedy odnotowano wpływ faktury pierwotnej lub za jeden z dwóch/trzech następnych okresów rozliczeniowych (w zależności od częstotliwości rozliczeń na gruncie VAT). W tym przypadku w pliku JPK_V7 w polach: „data wystawienia dowodu zakupu” i „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej;
• jeżeli nabywca towaru lub usługi nie otrzymał faktury pierwotnej, to odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie otrzymanego duplikatu, który w takiej sytuacji traktowany jest jak oryginał faktury. Duplikat faktury należy zaksięgować zgodnie z datą otrzymania dokumentu lub w jednym z dwóch/trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w zależności od częstotliwości rozliczeń na gruncie VAT), natomiast w pliku JPK_V7 należy ująć dane z duplikatu faktury, tj. numer faktury i datę wystawienia tego duplikatu.

A co z podatkiem dochodowym?

Analogicznie do podatku VAT, w przypadku podatku dochodowego znaczenie ma, czy duplikat został wystawiony z powodu zaginięcia faktury zanim dotarła ona do odbiorcy czy też zniszczenia jej już po zaksięgowaniu.

Jeśli przedsiębiorca zaksięgował kwotę netto z oryginału faktury, który następnie uległ zniszczeniu, to nie ewidencjonuje już w żaden sposób otrzymanego duplikatu. Jak już wspomniano w przypadku podatku VAT, duplikat faktury będzie tu stanowił tylko „zastępstwo” za zniszczony oryginał faktury.

Natomiast w przypadku, kiedy otrzymany duplikat faktury jest pierwszym dokumentem – tzn. źródłowa faktura nie dotarła do odbiorcy – należy na jego podstawie zaksięgować kwotę netto kosztu do podatku dochodowego. Nie jest to problematyczne w momencie, kiedy koszt dotyczy aktualnego roku podatkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca księguje koszt zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Taki sposób ewidencjonowania nie wpłynie na podatek dochodowy, który jest liczony narastająco i rozliczany ostatecznie na zakończenie roku podatkowego.

Jeśli jednak koszt dokumentowany duplikatem nie został zaksięgowany i dotyczy ubiegłego roku podatkowego, konieczne będzie cofnięcie się w księgach do odpowiedniego roku. Koszt powinien zostać zaksięgowany na podstawie duplikatu w ostatnim miesiącu roku podatkowego, którego dotyczy. Jeśli duplikat faktury został otrzymany już po złożeniu rocznej deklaracji za rok podatkowy, konieczne będzie przedstawienie w urzędzie korekty zeznania rocznego.

Warto mieć na uwadze, że jeśli duplikat dotyczy zakupu materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych, czy towarów handlowych, to w tym zakresie należy odnieść się do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Duplikat faktury a KSeF

Zgodnie z informacją wskazaną przez Ministerstwo Finansów oraz zmianie treści ustawy o VAT w stosunku do faktur ustrukturyzowanych nie ma potrzeby wystawiania duplikatów. Wynika to z tego, że faktury, które przeszły przez KSeF nie będą mogły zaginąć bądź się zniszczyć ponieważ są przechowywane w systemie teleinformatycznym MF przez 10 lat. W związku z tym nabywca w każdej chwili będzie mógł zalogować się na swoje konto w KSeF i pobrać przesłaną mu fakturę.