Nierzadko w toku prowadzonej działalności gospodarczej dochodzi do sytuacji, w której firma traci prawo do odzyskania wpłaconej kaucji za opakowania zwrotne. Przedsiębiorcy zastanawiają się wówczas, czy takie zdarzenie pozwala na ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od spełnienia określonych przesłanek podatkowych, które warto dokładnie przeanalizować.
Czym jest kaucja za opakowania?
Zgodnie z art. 8 pkt 6a Ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi kaucja to określona kwota pieniężna pobierana w momencie sprzedaży produktu w opakowaniu na napoje jednorazowe albo wielokrotnego użytku, będącego napojem, zwracana w momencie zwrotu odpowiednio opakowania objętego systemem kaucyjnym albo odpadu opakowaniowego powstałego z opakowania objętego systemem kaucyjnym.
Mówiąc szerzej, kaucja to ustalona kwota pieniężna pobierana przez sprzedawcę w momencie sprzedaży produktu w opakowaniu. Tymi opakowaniami są nie tylko opakowania na napoje, ale także np. palety, skrzynie transportowe, inne opakowania umożliwiające transport różnych produktów.
System kaucyjny w Polsce a ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki
W Polsce działa aktualnie system kaucyjny, który nakłada na sprzedawców obowiązek poboru kaucji w przypadku nabycia napojów w plastikowej butelce, szklanej butelce oraz w puszce.
Kaucja ta stanowi dodatkową opłatę doliczoną do ceny, którą opłaca nabywca, nabywając wodę i napoje.
Nabywca może odzyskać wartość kaucji w momencie dokonania zwrotu pustego opakowania w specjalnych automatach do przyjmowania ww. opakowań.
System kaucyjny w Polsce obowiązuje wobec opakowań typu:
- butelki PET do pojemności 3 l,
- butelki szklane wielokrotnego użytku do pojemności do 1,5 l,
- puszki metalowe do pojemności do 1 l.
Na razie nie obejmuje on opakowań takich jak m.in.:
- palety drewniane,
- pojemniki plastikowe,
- beczki metalowe,
- pozostałe
– od których sprzedawca pobrał kaucję, ponieważ w stosunku do nich mają zastosowanie dotychczasowe regulacje.
Kaucja a podatek VAT
Zgodnie z art. 29a ust. 11 ustawy o VAT do podstawy opodatkowania nie wlicza się wartości opakowania, jeżeli podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru.
Natomiast w sytuacji, gdy nabywca nie dokona ich zwrotu w odpowiednim terminie, a więc w myśl art. 29a ust. 12 ustawy o VAT, sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania VAT o wartość tego opakowania:
- w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania – jeżeli tego opakowania nie zwrócono w terminie określonym w umowie;
- 60. dnia od dnia wydania opakowania – jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania.
W sytuacji, gdy nabywca zatrzymał opakowania, czyli nie dokonał ich zwrotu, sprzedawca traktuje tę czynność jak standardową sprzedaż. Oznacza to, że pobraną uprzednio kaucję wlicza do podstawy opodatkowania VAT, ponieważ uznaje on, że doszło do dostawy towarów, którymi są zatrzymane przez nabywcę opakowania. Wobec tego kaucja stanowi zapłatę za towar, jakim jest opakowanie.
Nawiązując do art. 106i ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania o wartość tego opakowania i na tę okoliczność wystawia fakturę nie później niż:
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
- 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
Przykład 1.
Czynny podatnik VAT sprzedał towary na paletach zwrotnych nabywcy towarów będącym czynnym podatnikiem VAT. Sprzedaż miała miejsce 15 marca 2026 roku. Nabywca na gruncie zawartej umowy miał zwrócić opakowania w terminie 60 dni, licząc od dnia dostawy towarów. Jednakże do końca maja 2026 roku tego nie uczynił. Co w takiej sytuacji?
Sprzedawca w tej sytuacji zwiększa zatem podstawę opodatkowania VAT o wartość niezwróconych palet w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania. Co więcej, na mocy art. 106i ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT jest zobligowany do wystawienia faktury nie później niż 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania.
W umowach handlowych powinny być sprecyzowane terminy zwrotu opakowań. Jeżeli jednak strony tego nie dokonały, wówczas zgodnie z art. 29a ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania VAT o wartość tego opakowania 60. dnia, licząc od dnia wydania danego opakowania – jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania.
W sytuacji, gdy podatnik nie otrzyma zwrotu opakowań w ciągu ww. 60 dni, za które pobrał kaucję, ma on obowiązek opodatkować VAT wartość tych opakowań i udokumentować to fakturą sprzedaży.
Kiedy ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki jest możliwe?
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ani prawnych nie określają pojęcia kaucji.
Co więcej, nie regulują w sposób szczególny kwestii tego, kiedy i jak utracona kaucja powinna lub nie znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów.
Mając to na uwadze, do przychodów i kosztów związanych z nowym systemem kaucyjnym i nie tylko znajdą zastosowanie ogólne zasady rozpoznania kosztów zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Powyższe oznacza, że ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki należy rozpatrywać przez pryzmat celowości jej poniesienia – tzn., czy spełnia ona cechy wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodów:
- jest poniesiona w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z działalności gospodarczej;
- jest poniesiona przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności;
- ma związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności;
- nie może zostać zwrócona przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów);
- musi być właściwie udokumentowana;
- nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Każdy wydatek poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi być racjonalnie uzasadniony. Charakter kaucji polega na jej pobraniu przez sprzedawcę w momencie sprzedaży towaru i wydania opakowań, a następnie zwróceniu jej nabywcy w chwili, gdy ten dokonuje ich zwrotu. Natomiast w pewnych sytuacjach może ona być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia ww. cechy oraz nabywca traci prawo do jej zwrotu.
Jeżeli kaucja nie może zostać zwrócona z różnych przyczyn, wówczas nabywca, który opłacił tę kaucję, może zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo w momencie zapłaty kaucja kosztem nie jest, ale np., gdy opakowania zostały zagubione, zniszczone podczas transportu, magazynowania, przechowywania – w toku prowadzenia działalności, a także w innych (firmowych) okolicznościach, wówczas nabywca traci prawo do odzyskania kaucji i w tym momencie może ona być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Warto też dodać, że niekiedy przyczyny utraty prawa do zwrotu kaucji mogą być zaskakujące. Ważne, aby dawały solidne argumenty dla możliwości ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2026 roku (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG).
Podsumowując, ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki może mieć miejsce, ale tylko w przypadku, kiedy obiektywne okoliczności wskazują na brak możliwości odzyskania tej kaucji. Takimi okolicznościami mogą być utrata lub zniszczenie opakowań i inne zdarzenia skutkujące utratą uprawnień do odzyskania kaucji. Jeżeli pozostałe ustawowe warunki uznania wydatku za koszt podatkowy będą spełnione, wówczas wartość utraconej kaucji nabywca będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodu w księgach swojej działalności gospodarczej.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ujecie-w-kosztach-podatkowych-utraconej-kaucji-za-butelki-zasady
