Od 1 października 2025 r. obowiązuje system kaucyjny dotyczący wybranych opakowań po napojach. Wprowadzenie nowych zasad oznacza konieczność prawidłowego dokumentowania pobieranej i zwracanej kaucji przez przedsiębiorców uczestniczących w obrocie takimi produktami.
Warto pamiętać, że kaucja nie stanowi elementu ceny sprzedawanego napoju i nie jest wliczana do podstawy opodatkowania VAT. Pobór kaucji pozostaje neutralny podatkowo na kolejnych etapach obrotu produktem w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym.
Jakie opakowania obejmuje system kaucyjny?
Systemem kaucyjnym objęte zostały:
- jednorazowe butelki z tworzyw sztucznych PET o pojemności do 3 litrów,
- metalowe puszki o pojemności do 1 litra,
- wielorazowe butelki szklane o pojemności do 1,5 litra.
Dla przedsiębiorców istotne jest to, że pobrana kaucja nie jest opodatkowana VAT na żadnym etapie łańcucha dostaw. Podatnicy, tacy jak hurtownie czy sklepy, przy zakupie towaru objętego systemem kaucyjnym ponoszą koszt kaucji, a następnie przy dalszej sprzedaży pobierają ją od swojego nabywcy – również bez VAT.
Kaucja a VAT – kto rozlicza podatek?
Co do zasady, pobranie kaucji pozostaje poza rozliczeniem VAT. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której opakowanie lub odpad opakowaniowy nie zostanie zwrócony do systemu.
W takim przypadku obowiązek rozliczenia VAT z tytułu niezwróconych opakowań lub odpadów opakowaniowych dotyczy wyłącznie podmiotu wprowadzającego produkty w opakowaniach na napoje. Pozostali uczestnicy łańcucha dostaw, w tym hurtownie i sklepy, nie rozliczają VAT z tego tytułu.
Oznacza to, że przedsiębiorcy pośredniczący w sprzedaży produktów objętych systemem kaucyjnym nie muszą zwiększać podstawy opodatkowania VAT w związku z niezwróceniem opakowania przez klienta.
Jak wykazać kaucję na fakturze?
Ponieważ pobór kaucji nie podlega opodatkowaniu VAT, nie wystawia się faktury VAT dokumentującej samą kaucję.
Co do zasady pobranie kaucji powinno zostać udokumentowane notą lub innym dokumentem księgowym. Jednocześnie informacja o pobranej kaucji może zostać przedstawiona na fakturze jako element dodatkowy, poza pozycjami podlegającymi opodatkowaniu VAT.
Przedsiębiorca powinien więc zadbać o takie skonfigurowanie systemu sprzedażowego, aby kwota kaucji była wyraźnie oddzielona od wartości sprzedawanego towaru oraz od podstawy opodatkowania VAT.
Ważne
Kaucja nie powinna zwiększać wartości sprzedaży opodatkowanej VAT. Jeżeli zostanie wykazana na fakturze jako informacja dodatkowa, powinna być odpowiednio wyodrębniona od wartości towarów i podatku VAT.
Zwrot opakowania a faktura korygująca
Zwrot opakowania lub odpadu opakowaniowego objętego systemem kaucyjnym nie powoduje konieczności wystawienia faktury korygującej. Oznacza to, że przedsiębiorca nie powinien korygować faktury VAT wyłącznie z powodu zwrotu opakowania objętego systemem kaucyjnym.
Jak wykazać kaucję na paragonie fiskalnym?
Inne zasady dotyczą sprzedaży dokumentowanej za pomocą kas rejestrujących, np. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
W przypadku sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym pobranie kaucji ani jej zwrot nie powinny być ujmowane w fiskalnej części paragonu.
Informacja o pobranej lub zwróconej kaucji może natomiast zostać zamieszczona w niefiskalnej części paragonu fiskalnego. Dzięki temu klient otrzymuje informację o wysokości pobranej kaucji, ale kwota ta nie jest traktowana jako sprzedaż podlegająca opodatkowaniu VAT i nie zwiększa wartości obrotu fiskalnego.
Co system kaucyjny oznacza dla przedsiębiorców?
Dla firm zajmujących się sprzedażą napojów najważniejsze jest prawidłowe rozdzielenie wartości sprzedaży towaru od kwoty pobieranej kaucji.
W praktyce warto zwrócić uwagę na:
- prawidłową konfigurację programu sprzedażowego i kasy fiskalnej,
- odpowiednie oznaczanie kaucji na dokumentach sprzedaży,
- wyłączenie kaucji z podstawy opodatkowania VAT,
- prawidłowe dokumentowanie poboru i zwrotu kaucji,
- właściwe rozliczanie zwrotów opakowań,
- ustalenie, czy przedsiębiorca występuje jako sprzedawca pośredniczący, czy jako podmiot wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje.
Podsumowanie
System kaucyjny wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego dostosowania procesów sprzedażowych i księgowych. Sama kaucja nie podlega VAT na kolejnych etapach obrotu, dlatego nie powinna być traktowana jako część podstawy opodatkowania sprzedawanego napoju.
Na fakturze informacja o kaucji może zostać przedstawiona jako element dodatkowy, natomiast jej pobranie powinno być co do zasady dokumentowane notą lub innym dokumentem księgowym. W przypadku paragonów fiskalnych kaucja nie powinna być ujmowana w części fiskalnej, ale może zostać wykazana w części niefiskalnej.
Warto zatem sprawdzić, czy stosowany w firmie program sprzedażowy, kasa fiskalna oraz procedury księgowe są odpowiednio przygotowane do obsługi systemu kaucyjnego.
