Generowanie kosztów w przypadku prowadzenia jednoosobowej firmy jest korzystne pod względem podatkowym, ponieważ pozwala obniżyć wysokość podatku dochodowego. Należy jednak pamiętać, że jest to możliwe wyłącznie w przypadku opodatkowania podatkiem liniowym lub według skali podatkowej.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Zanim przejdziemy do wskazania jak generować koszty w firmie jednoosobowej warto wyjaśnić czym w ogóle są koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z prawem podatkowym są to służące uzyskaniu przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej, zabezpieczeniu, lub zachowaniu źródła przychodu. Należy również pamiętać, że to przedsiębiorca ma obowiązek udowodnienia przed urzędem skarbowym, że wydatek, który zaliczył jako koszt uzyskania przychodu ma związek
z prowadzoną działalnością.
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Jak już wspomniano kosztem uzyskania przychodu są wszystkie wydatki, które służą uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła. Należy jednak ostrożnie podchodzić do generowania kosztów, ponieważ każdy zaliczony wydatek musi być uzasadniony jako niezbędny do prowadzenia działalności. Co zatem można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ wiele w tym przypadku zależy od branży, w której prowadzona jest działalność. Wynika to z faktu, że w niektórych branżach istnieje konieczność zakupu specjalistycznych maszyn, czy urządzeń umożliwiających prowadzenie działalności. Warto jednak pamiętać, że wiele wydatków, które można zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu jest wspólnych dla większości firm. Jest to m.in.:
– czynsz i opłaty za media,
– abonament telefon i Internet,
– paliwo i części zamienne do auta,
– wyposażenie biura,
– oprogramowanie komputerowe,
– koszty poniesione na reklamę,
– szkolenia.
Przykładów może być oczywiście o wiele więcej, jednak należy mieć świadomość, że każdorazowo koszt musi być uzasadniony. Przykładem może być prowadzenie działalności opartej na usługach świadczonych w 100% przez Internet, w przypadku których trudne może okazać się uzasadnienie zaliczenia wydatków na paliwo jako kosztów uzyskania przychodu.
Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?
Wspomniano już, że zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu powinno być uzasadnione, co może być zweryfikowane w trakcie kontroli podatkowej. Warto jednak pamiętać, że koszt musi być również odpowiednio udokumentowany, co będzie stanowiło potwierdzenie, że został on dokonany. Koszt uzyskania przychodu może być udokumentowany w formie:
– faktury,
– rachunku,
– biletu, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
– dowodu zapłaty za przejazd autostradą,
– dowodu poniesienia opłaty pocztowej,
– umowy bądź rachunku do umowy.
Wydatek można udokumentować również w formie dowodu wewnętrznego. Najczęściej ma to zastosowanie w przypadku wydatków dotyczących diet w podroży służbowej, czy różnicy kursowej.
Dlaczego warto generować koszty w firmie jednoosobowej?
Paradoksalnie generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu może być korzystne dla przedsiębiorcy, mimo iż wiąże się z ponoszeniem dużych wydatków. Wynika to z faktu, że koszty te obniżają podstawę opodatkowania, a co za tym idzie pozwalają zmniejszyć podatek dochodowy. Jest to szczególnie opłacalne w przypadku firm jednoosobowych, które osiągają stosunkowo nie duże zyski. Zmniejszenie podstawy opodatkowania bezpośrednio przekłada się na niższy podatek do zapłacenia, a co za tym idzie wyższy zysk.
Kiedy generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu nie jest opłacalne?
Warto mieć świadomość, że generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu nie zawsze jest korzystne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Z czego to wynika? Przede wszystkim z faktu, że obniżają one osiągany dochód, a w niektórych przypadkach przedsiębiorcy może zależeć na tym, by był jak najwyższy. Przykładem jest ubieganie się o kredyt firmowy, ponieważ w trakcie badania zdolności kredytowej pod uwagę brany jest właśnie dochód. Wysokie koszty znacznie go obniżają co może być przyczyną odrzucenia wniosku.
Generowanie kosztów uzyskania przychodu to jeden z elementów optymalizacji podatkowej stosowany przez przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, by robić to rozsądnie, ponieważ aspekt ten może podlegać kontroli ze strony organów skarbowych