Szczególnie w trudnych gospodarczo momentach wielu przedsiębiorców zastanawia się nad minimalizacją swoich kosztów. Jedną z opcji jest prowadzenie działalności gospodarczej z prywatnego mieszkania lub domu. Często oznacza to przeznaczenie części nieruchomości na cele biurowe – jak chociażby stworzenie sali spotkań czy gabinetu, a także ponoszenie części kosztów mediów na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Czy takie wydatki, ponoszone w prywatnym domu podatnika, ale na cele firmowe mogą być rozliczane firmowo? Czy mają wpływ na wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych?
Koszty podatkowe w PIT
Opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz daninę solidarnościową reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) zwana dalej „Ustawą o PIT”.
Zgodnie z definicją ogólną znajdującą się w art. 22: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”, z określonymi wyjątkami.
Amortyzacja mieszkania wykorzystywanego w działalności gospodarczej
Jednym z rodzajów kosztów może być koszt stopniowego zużywania się środków trwałych czyli tak zwana amortyzacja, która może dotyczyć np. nieruchomości. W tym miejscu więc naturalnym wydaje się pytanie podatników czy dom prywatny, w którym prowadzą swoją działalność gospodarczą może podlegać amortyzacji? Niestety ustawodawca zdecydował, że nie. W art. 22c ustawy o PIT pojawiły się wyłączenia od amortyzacji wskazujące między innymi, że budynki mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej nie mogą podlegać amortyzacji.
Wyciąg z przepisów:
Art. 22c. [Wyłączenia od amortyzacji]
Amortyzacji nie podlegają:
1)grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
2) budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy,[…]
Biuro w mieszkaniu – koszty eksploatacyjne
Kolejnymi kosztami związanymi z biurem, również tym prowadzonym w domu mogą być tak zwane koszty eksploatacyjne. W skład których zwyczajowo wchodzą: różnego rodzaju opłaty, w tym opłaty za czynsz i media takie jak energia elektryczna, gaz, woda, ogrzewanie, Internet itp. Tutaj ponownie pojawia się pytanie podatników: czy koszty ponoszone w domu mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów? Tutaj sytuacja podatników jest lepsza niż w przypadku amortyzacji. Zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych koszty eksploatacyjne oraz opłaty za media ponoszone w domu podatnika, w którym prowadzi działalność gospodarczą, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, oraz wpływać na zobowiązania podatkowe jednak na określonych zasadach.
Stanowisko to można wywnioskować między innymi z wydawanych przez organy podatkowe interpretacji indywidualnych, które warto przybliżyć.
Firma w mieszkaniu a koszty – przykłady interpretacji indywidualnych
- Interpretacja z dnia 25.06.2020 r., wydana przez: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej – sygn. 0115-KDIT3.4011.213.2020.5.AD:
„ Z generalnej zasady zawartej w ww. przepisie wynika, że wydatek poniesiony przez podatnika może być brany pod uwagę przy ustalaniu dochodu do opodatkowania jedynie wówczas, gdy służy osiągnięciu przychodów, czyli istnieje związek przyczynowy pomiędzy kosztem, a możliwością uzyskania przychodów rozumianą również jako zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Jednocześnie wydatek ten nie może występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, określonych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W orzecznictwie sądowym wskazuje się również, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
W świetle powyższego, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków pod warunkiem:
- faktycznego poniesienia wydatku,
- istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a przychodami,
- braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.
Zatem przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku zatem spoczywa obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu.[…]
W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania podatnika, przy określaniu wysokości kosztów uzyskania przychodów z tej działalności, należy uwzględniać fakt ewentualnego wykorzystywania danej nieruchomości oraz jej wyposażenia także do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością (do celów prywatnych).
Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można bowiem zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Ważny jest związek przyczynowo – skutkowy, który w sposób jednoznaczny powinien dowodzić, że dany wydatek został poniesiony w celu realizacji potrzeb wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, a nie w celu realizacji potrzeb osobistych podatnika lub jego rodziny.
Wskazać również należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uzależniają możliwości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.
- Interpretacja z 23.12.2019 r., wydana przez: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn: 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK:
„W świetle powyższego, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz biorąc pod uwagę przedstawione unormowania prawne, uznać należy, że wydatki na czynsz czy media ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Również ww. ustawa nie warunkuje możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Jeżeli zatem takie wydatki pozostają w związku z uzyskanym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, to w takim zakresie wydatki te będą kwalifikowały się do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. […]
Biorąc pod uwagę przedstawione zdarzenie przyszłe oraz treść cytowanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że wydatki poniesione (w racjonalnym stopniu i zakresie) przez Wnioskodawczynię na utrzymanie lokalu (koszt czynszu, energii elektrycznej, wody, ogrzewania) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej w części w jakiej ten lokal jest przeznaczony na tą działalność, jeżeli zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane.”
Źródło: https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/koszty/co-jest-kosztem/5560455,Firma-w-mieszkaniu-a-koszty-podatkowe-w-PIT.html
