W dniu 5 sierpnia 2025 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ustawa nowelizująca zawiera przede wszystkim zmiany dotyczące obowiązkowego e-fakturowania (KSeF) w związku z tym przedstawiamy praktyczny harmonogram działań dla firm:
Etap 1 – Diagnoza i planowanie (IV kw. 2025 – I kw. 2026)
✅ Sprawdź, kiedy Twoja firma wchodzi w obowiązek KSeF
- sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r. → start 1.02.2026,
- pozostali → start 1.04.2026,
- najmniejsi podatnicy (sprzedaż ≤ 10.000 zł/mies.) → start 1.01.2027.
✅ Przeanalizuj procesy fakturowania i obiegu dokumentów – jak dziś wystawiasz, wysyłasz i księgujesz faktury.
✅ Wybierz narzędzie (system księgowy, ERP, program do faktur) kompatybilne z KSeF.
- zweryfikuj u dostawcy oprogramowania, czy obsługuje faktury ustrukturyzowane,
- jeśli korzystasz z prostych programów, sprawdź rozwiązania Gofin, Comarch, Insert itp.
✅ Wyznacz osoby odpowiedzialne (księgowość, IT, administracja).
Etap 2 – Techniczne przygotowania (I–II kw. 2026)
🔑 Dostęp do KSeF
- Uzyskaj i przetestuj podpisy kwalifikowane / pieczęcie elektroniczne / tokeny ZUS PUE / profil zaufany,
- Nadaj uprawnienia pracownikom w KSeF (przez e-Urząd Skarbowy).
🖥️ Integracja systemów
- Skonfiguruj system finansowo–księgowy z KSeF,
- Sprawdź poprawność przesyłania i odbierania faktur testowych,
- Ustal sposób archiwizacji faktur pobranych z KSeF.
📑 Procedury wewnętrzne
- Przygotuj instrukcję wystawiania i odbierania e-faktur,
- Zdefiniuj ścieżkę akceptacji faktur w firmie.
Etap 3 – Start obowiązkowego KSeF (od 1.02 lub 1.04.2026)
⚡ Od dnia wejścia w obowiązek
- Wszystkie faktury muszą być wystawiane i wysyłane do kontrahentów poprzez KSeF,
- Kontrahenci otrzymują fakturę w KSeF – nie ma potrzeby wysyłki PDF czy papierowej (chyba że ustalicie inaczej dla celów informacyjnych).
⚠️ Okres przejściowy (1.02–31.12.2026)
- Nadal możliwe: faktury papierowe/elektroniczne przy kasach rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury,
- Sankcji finansowych jeszcze nie ma (wejdą od 1.01.2027).
Etap 4 – Dostosowanie dla najmniejszych podatników (IV kw. 2026 – I kw. 2027)
👥 Firmy z obrotem ≤ 10.000 zł/mies.
- Do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury papierowe/elektroniczne,
- Jeśli przekroczą próg w miesiącu – od tej faktury przechodzą na KSeF,
- Od 1.01.2027 r. – obowiązek bez wyjątków.
Etap 5 – Pełna odpowiedzialność i sankcje (od 1.01.2027)
🚨 Wejście kar finansowych – od tego momentu brak stosowania KSeF będzie skutkował sankcjami.
- Przygotuj firmę na pełne przestrzeganie procedur,
- Zadbaj o szkolenia pracowników i bieżący nadzór nad fakturowaniem.
📌 Podsumowanie:
- IV kw. 2025 – I kw. 2026 → analiza i wybór narzędzi,
- I–II kw. 2026 → testy, nadanie uprawnień, przygotowanie procedur,
- 1.02 lub 1.04.2026 → start obowiązkowego e-fakturowania (w zależności od wielkości podatnika),
- 2026 → okres bez sankcji, z wyjątkami dla najmniejszych podatników,
- 1.01.2027 → pełna obligatoryjność + kary.
Źródło: Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 24 (1247) z dnia 20.08.2025
