W jakim celu powstała wirtualna kasa online?
Dla podatników wprowadzenie kasy fiskalnej online stanowiło nie lada problem nie tylko wdrożeniowy, ale również finansowy. Rząd zdecydował się na wprowadzenie nowego typu kasy właśnie po to, aby zmniejszyć koszty związane z wymianą na urządzenia online u kolejnych grup objętych obowiązkiem takiej wymiany. Zakłada się, że wirtualna kasa online będzie tańsza w utrzymaniu od zwykłej kasy online. Wartością dodaną ma być również ograniczenie szarej strefy. Uznaje się, że wirtualna kasa online stanowi atrakcyjne rozwiązanie rejestrowania sprzedaży detalicznej (tj. na rzecz osób prywatnych) i jednocześnie wzmocni element kontrolny dzięki dostarczaniu danych o dokonywanych przez sprzedawcę transakcjach w czasie rzeczywistym (dzięki połączeniu z centralnym repozytorium kas).
Wirtualna kasa online – kto pierwszy skorzysta?
Jak już zostało wspomniane, pierwszymi branżami, dla których wdrożone mogą zostać wirtualne kasy online, są m. in. branża transportowa i branża związana z zakwaterowaniem i gastronomią. Zgodnie z
§ 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wirtualna kasa online może być stosowana w odniesieniu do czynności wymienionych poniżej:
Od 1 czerwca 2020 r.
- usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką (wyjątek: przewóz okazjonalny)
- usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (49.32.12.0)
- usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (49.42.11.0)
- usługi transportu drogowego pasażerskiego:
- pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (49.39.35.0)
- rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (49.39.11.0)
- rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (49.31.21.0)
- usługi transportu kolejowego pasażerskiego:
- miejskiego i podmiejskiego (49.31.10.0)
- międzymiastowego (49.10)
- usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (49.39.20.0)
- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (50.10.11.0)
- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego:
- promowego (50.30.11.0)
- łodziami wycieczkowymi (50.30.13.0)
- pozostałego (50.30.19.0)
- usługi transportu lotniczego:
- regularnego krajowego pasażerskiego (51.10.11.0)
- nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (51.10.12.0)
- usługi hotelarskie i podobne związane z zakwaterowaniem (55.10)
- usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (55.20)
- usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (55.30)
- pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (55.90)
- usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (56.10)
- pozostałe usługi gastronomiczne (56.29)
- usługi przygotowywania i podawania napojów (56.30)
- sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
Od 1 lipca 2020 r.
- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (50.10.12.0)
- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (50.30.12.0)
- usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców zewnętrznych (56.21)
Od 1 czerwca do 30 czerwca 2020 r.
- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (50.10.12.0)
- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami obejmującego transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne usługi (50.30.12.0)
- usługi przygotowywania i dostarczania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) (56.21)
Wirtualna kasa online powinna posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ona warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Potwierdzenie to wydawane jest na wniosek producenta, który powinien zawierać m. in. oświadczenie producenta o tym, że każda kasa wprowadzana do obrotu będzie identyczna funkcjonalnie i programowo z kasą wzorcową poddaną badaniom, która otrzymała potwierdzenie, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, oraz spełnia funkcje, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, i wymagania techniczne dla kas.
Paragon papierowy lub elektroniczny
Ustawodawca wyszedł naprzeciw potrzebom przedsiębiorców i w końcu umożliwił wystawianie elektronicznych paragonów. Również wirtualna kasa online daje taką możliwość. Paragon fiskalny w formie elektronicznej to dokument w postaci elektronicznej wystawiony przy użyciu kasy online, mający zawartość zgodną z paragonem fiskalnym w postaci papierowej, który jest przesyłany do nabywcy za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony.
Przechowywanie dokumentacji fiskalnej
Podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie o rachunkowości oraz w ustawie – Ordynacja podatkowa i zgodnie z określonymi warunkami zapewnić do nich dostęp. Analogicznie do przypadku pozostałych rodzajów kas podatnicy prowadzący rejestry sprzedaży za pośrednictwem kas fiskalnych są więc zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa okres podatkowy (jest to okres przedawnienia zobowiązania podatkowego).