W działalności gospodarczej zdarza się wykorzystywanie przedmiotów, których uwzględnienie w rachunku podatkowym może wywoływać kontrowersje, są to np. odzież, zegarki czy okulary. Podatnicy często rezygnują z rozliczenia wydatków, które mogą przyczynić się do negatywnego stanowiska fiskusa ze względu na silny związek z tzw. potrzebami osobistymi. Jednakże zdarzają się okoliczności, ze względu na które organy podatkowe zmieniają zdanie.
Jaki wydatek ma walor kosztu podatkowego?
Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów, które ustawodawca wprost wyłączył z kategorii kosztów podatkowych. Zgodnie z utrwaloną wykładnią, wydatki ponoszone przez podatnika powinny być celowe i pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Może również występować relacja o charakterze pośrednim, w której koszt, choć uzasadniony i racjonalny, nie odzwierciedla się w konkretnym przychodzie, lecz rzutuje na całokształt działalności podatnika.
Na liście kosztów, które nie mogą zostać rozliczone w rachunku podatkowym (art. 23 ust. 1 ustawy o pdof), nie znajdują się wydatki na zakup odzieży, zegarków, okularów i innych, podobnych przedmiotów, nabywanych przez przedsiębiorców z myślą o własnym komforcie przy wykonywaniu działalności. Znajduje się tam jednak zapis mówiący, że do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych do środków trwałych. (art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdof).
Okulary dla przedsiębiorcy
Realizowany obowiązek na podstawie przepisów bhp zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok spotyka się z niekwestionowanym uprawnieniem do uwzględnienia poniesionych z tego tytułu kosztów w rachunku podatkowym. Jednakże obciążanie kosztów wydatkami związanymi z ochroną wzroku przedsiębiorcy wywołuje sprzeciw fiskusa.
Organy podatkowe są zdania, że wada wzroku powoduje konieczność zakupu okularów, niezależnie czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą czy nie. Okulary korekcyjne są zatem wydatkiem o typowo osobistym charakterze, niemieszczący się w definicji kosztu podatkowego. Od okularów korekcyjnych należy jednak odróżnić okulary ochronne, które są wymagane dla bezpiecznego wykonywania niektórych prac. Są one traktowane podobnie jak inne elementy stroju roboczego, czyli nie budzą kontrowersji przy rozliczaniu w kosztach podatkowych.
Czas to pieniądz
Czy zakup zegarka może być kosztem firmowym? Z całą pewnością tak, jeśli będzie to przedmiot, który postawimy na biurko lub powiesimy na ścianie w siedzibie firmy. Wartość zegarka również powinna mieścić się w granicach przeciętnych cen, ponieważ może on zostać uznany za gadżet służący celom reprezentacyjnym (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof). Zegarek na rękę jako koszt uzyskania przychodów w większości przypadków nie znajdzie akceptacji fiskusa.
W interpretacji z dnia 8 czerwca 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD, Dyrektor KIS zaaprobował podatkowe rozliczenie zegarka z funkcją dokładnego odmierzania czasu przeznaczanego na poszczególne zadania, w przypadku prowadzenia przez podatnika zestawień czasu poświęcanego konkretnym klientom, które będą podstawą wystawienia faktur za usługi.
Profesjonalny strój
Organy podatkowe nie godzą się również na zaliczanie do kosztów wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na zakup odzieży (np. garniturów czy butów), która może być przez nich wykorzystywana także w celach prywatnych. Nowsze interpretacje (por. interpretację Dyrektora KIS z dnia 25 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA) podkreślają, że nie istnieje żaden standard dotyczący ubioru przy wykonywaniu działalności gospodarczej, dlatego garnitur będzie zawsze służył potrzebom osobistym podatnika, nawet gdy jest oznaczony logo.
Istnieją przypadki, w których charakter stroju determinuje jego użycie wyłącznie w działalności, np. w przypadku artystów-przedsiębiorców. Jeżeli elementy stroju scenicznego (suknie, fraki, buty do tańca) mogą służyć wyłącznie działalności artystycznej, wówczas podlegają rozliczeniu w rachunku podatkowym na ogólnych zasadach. Gdyby wydatek na nabycie takiego stroju scenicznego przewyższał 10.000 zł, wystąpi konieczność poddania go amortyzacji podatkowej, jako środka trwałego.
