Podróż służbowa zarówno krajowa, jak i zagraniczna, może wiązać się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, chcąc zaoszczędzić czas i niejednokrotnie pieniądze, często decydują się na lot samolotem. Czy bilet lotniczy w kosztach firmowych związany z podróżą przedsiębiorcy może zostać zaksięgowany? Wyjaśniamy poniżej.
Co może być kosztem firmowym?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno definiuje, co może być kosztem uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Przykładem wydatków nie stanowiących kosztu firmowego są:
- podatek dochodowy,
- podatek od spadków i darowizn,
- koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań,
- koszty reprezentacji.
Bilet lotniczy w kosztach firmowych
O ile bilet ma związek z prowadzoną działalnością, to może stanowić koszt uzyskania przychodu. Dodatkowo należy pamiętać, by wydatek ten odpowiednio udokumentować. Prawidłowym dokumentem w tym przypadku będzie faktura lub sam bilet lotniczy.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania, gdy bilet zawiera dane takie jak:
- numer i datę wystawienia
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
- kwotę podatku
- kwotę należności ogółem.
! Jeśli bilet otrzymany w formie elektronicznej będzie zawierał dane, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, będzie on uznawany za fakturę. Wówczas przedsiębiorca będzie miał co do zasady prawo do odliczenia VAT od jego nabycia. Co ważne, bilet ten musi być jednak otrzymany w formie zapewniającej jego autentyczność, integralność i czytelność.
Bilet lotniczy w kosztach firmowych a pozostałe koszty związane z podróżą
Podróż służbowa przedsiębiorcy to nie tylko koszty transportu. To również wydatki na nocleg czy wyżywienie. Jak je rozliczyć w kosztach, wyjaśniamy poniżej.
Koszty noclegu
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT prawo do odliczenia VAT nie dotyczy usług noclegowych, które nie są refakturowane. Zarówno czynny podatnik VAT, jak podmiot zwolniony posiadający fakturę za nocleg związany z podróżą służbową w kosztach firmowych ujmuje kwotę brutto. Podmioty prowadzące KPiR tego typu wydatek ujmują w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki. Wyjątek stanowią usługi noclegowe nabywane w celu ich odsprzedaży w ramach refakturowania. W tym przypadku podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktury za nocleg.
!Usługi noclegowe nabyte w zagranicznych hotelach nie stanowią importu usług. W ich przypadku rozliczenia dokonuje się w sposób analogiczny do krajowych faktur za nocleg – księguje się kwotę brutto w przeliczeniu na PLN po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury za hotel.
Koszty wyżywienia i diety
Przedsiębiorca nie może rozliczyć w kosztach firmowych wydatków poniesionych na wyżywienie w trakcie podróży służbowej, bowiem służą one zabezpieczeniu jego osobistych potrzeb. Jednak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem mogą być diety z tytułu podróży służbowej do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Naliczone diety należy księgować za pomocą dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać takie informacje jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową (przedsiębiorca),
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Źródło:
