Podróż służbowa w kraju i za granicą wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Często za formę podróży służbowej wybiera się na lot samolotem, aby zaoszczędzić czas.
Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Do przykładowych wydatków, które nie stanowią kosztu firmowego są:
- podatek dochodowy,
- podatek od spadków i darowizn,
- koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań,
- koszty reprezentacji,
Jeśli bilet lotniczy ma związek z prowadzoną działalnością to może zostać uznany za koszt finansowy. Należy jednak pamiętać, by wydatek ten odpowiednio udokumentować. Prawidłowym dokumentem w tym przypadku będzie faktura lub sam bilet lotniczy.
Bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania, gdy zawiera dane takie jak:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Na podstawie biletu można dokonać również odliczenia VAT, bowiem w tym przypadku należy traktować go na równi z fakturą.
Jak wiadomo podróż służbowa przedsiębiorcy to nie tylko koszty transportu. Są to również wydatki na nocleg czy wyżywienie. Zgodnie z ustawą o VAT prawo do odliczenia VAT nie dotyczy usług noclegowych które nie są refakturowane. Oznacza to, że czynny podatnik VAT, jak i podmiot zwolniony posiadający fakturę za nocleg związany z podróżą służbową w kosztach firmowych ujmuje kwotę brutto. Wyjątkiem są jednak usługi noclegowe nabywane w celu ich odsprzedaży w ramach refakturowania. W tym przypadku podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktury za nocleg.
Przedsiębiorca również nie może rozliczyć w kosztach firmowych wydatków, które zostały poniesione na wyżywienie w trakcie podróży służbowej, ponieważ służą one zabezpieczeniu jego osobistych potrzeb. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem mogą być diety z tytułu podróży służbowej do wysokości diet, które przysługują pracownikom. Naliczone diety należy księgować za pomocą dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać takie informacje jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową (przedsiębiorca),
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/
