Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mogą być sporządzane wyłącznie w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (tzn. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd). Obowiązek sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. O zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Poz. 398 ze zm.)

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jak również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone i podpisane nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego (czyli zwykle licząc od 31 grudnia). Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki. 

Z chwilą wejścia w życie w/w przepisów jedyną obowiązującą formą sporządzenia sprawozdania finansowego jest forma elektroniczna. Sprawozdanie nie może mieć już, jako oryginalnej formy, postaci papierowej. Wydruk w postaci papierowej jest tylko kopią sprawozdania finansowego, nie zaś oryginałem.

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oznacza, że musi być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku graficznego, pliku tekstowego bądź też mieszanego. Dopuszczalne formaty plików, które spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej to: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl dostępne są struktury e-sprawozdań. Są to pliki posiadające formę ustrukturyzowaną i obejmują one zakres informacyjny sprawozdań finansowych wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości. Chodzi tu o sprawozdania zawarte w załącznikach 1-6 w/w ustawy. Na elementy te składają się: wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym. Wyjątkiem są dodatkowe informacje i objaśnienia, którym (ze względu na ich specyfikę) nie nadano dla wszystkich podmiotów jako całości postaci ustrukturyzowanej.

Tak przygotowane i podpisane sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia sporządzenia oraz przekazane do KRS wraz z odpowiednimi załącznikami za pomocą platformy e-KRS.