Często zdarza się, że nabyty przez nas środek trwały uległ awarii i w ramach gwarancji producent wymienił go na nowy. Czy wymieniony środek trwały powinien zostać wykreślony z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych? Jeśli tak, to w jaki sposób określić wartość początkową nowego środka trwałego? Czy odpisy amortyzacyjne od wymienionego środka trwałego powinny zostać uwzględnione przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od nowego środka trwałego?
Po wymianie gwarancyjnej środka trwałego podatnik wprowadza do ewidencji nowy środek trwały, a wycofuje z ewidencji środek trwały zwrócony sprzedawcy. Wartość początkowa nowego środka trwałego powinna odpowiadać cenie jego nabycia. Wartość odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wartości początkowej zwróconego sprzedawcy środka trwałego powinna zostać uwzględniona przy amortyzacji nowego środka trwałego.
Przepisy ustaw o podatku dochodowym nie regulują w sposób szczególny zasad amortyzacji w przypadku wymiany środka trwałego na nowy. Powszechnie przyjmuje się, że fakt wymiany środka trwałego na nowy powinien być odzwierciedlony w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Nie zawsze bowiem nowy środek trwały jest identyczny z poprzednim. Egzemplarze wadliwego i nowego środka trwałego mogą różnić się np. oznakowaniem (numerami seryjnymi), parametrami technicznymi. Dlatego podatnik powinien wykreślić z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wyłączony z używania wadliwy środek trwały, który został wymieniony w ramach reklamacji na nowy. Następnie powinien wprowadzić do tej ewidencji nowy środek trwały. Od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, rozpoczyna się naliczanie odpisów amortyzacyjnych.
Sposób ustalenia wartości początkowej środka trwałego określa art. 22G updof i art.16g updop. Stosownie do art. 22g ust. 1 pkt 1 updof i art. 16g ust. 1 pkt 1 updop, za wartość początkową m.in. środków trwałych, w razie odpłatnego nabycia, uważa się cenę ich nabycia. Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku (art. 22g ust. 3 updof i art. 16g ust. 3 updop).
Nowy środek trwały nie będzie dostarczony w ramach nowej umowy sprzedaży. Zatem będzie nabyty w ramach uiszczonego już wynagrodzenia. Z tego względu, co do zasady, wartość początkową nowego środka trwałego należy określić w takiej samej wysokości jak wycofanego z użytku. Może jednak wystąpić sytuacja, że choć wymiana następuje w ramach gwarancji, to nabywca ponosi koszty związane z tą wymianą, np. koszty montażu nowego środka trwałego, koszty demontażu zwracanego sprzedawcy środka trwałego. W takim przypadku w wartości początkowej trzeba również uwzględnić te koszty.
W razie wymiany urządzenia nie ma potrzeby korygowania kosztów podatkowych o odpisy amortyzacyjne dokonane do momentu wyłączenia wadliwego urządzenia z używania, jeśli w okresie dokonywania tych odpisów środek trwały był wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Niemniej jednak odpisy amortyzacyjne od nowego środka trwałego nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów podatnika w wysokości odpowiadającej uprzednio zaliczonym do kosztów uzyskania przychodów odpisom amortyzacyjnym dokonanym od wymienionego środka trwałego. Stosownie bowiem do art. 23 ust. 1 pkt 45 updof i art. 16 ust. 1 pkt48 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia m.in. środka trwałego od tej części jego wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Zatem jeżeli odpisy amortyzacyjne od wadliwego urządzenia stanowiły koszty, a co za tym idzie, zmniejszały podstawę opodatkowania, to odpisy amortyzacyjne od nowego urządzenia nie mogą być uznane za koszty podatkowe do wysokości odpisów dokonanych od wadliwego urządzenia.