Płatnik opłaca za dany miesiąc kalendarzowy składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe (tj. FP, FGŚP, FEP) do ZUS na odpowiednim dokumencie płatniczym i na wskazane przez ten organ konta bankowe. Dokument ten należy właściwie oznaczyć, aby nie było problemów z prawidłowym rozliczeniem wpłaty. Najczęstsze błędy popełniane przez płatników składek wynikają z niewłaściwego oznaczenia samego blankietu wpłaty. Zdarza się też, że na poleceniu wpłaty składek za dany miesiąc kalendarzowy nie został wskazany miesiąc, na poczet którego ma zostać ona rozliczona.
Blankiet wpłaty
Należności z tytułu składek ZUS przedsiębiorca uiszcza na blankiecie wpłaty, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru zobowiązany jest ZUS (Dz. U. z 2009 r. nr 202, poz. 1561). W dokumencie tym dostępne są wszelkie wyjaśnienia, dzięki którym płatnik składek nie powinien mieć problemów z prawidłowym jego wypełnieniem. Przykładowo przedsiębiorca, który na koncie funduszu ubezpieczeń społecznych w ZUS posiada za dany miesiąc drobną zaległość w opłacie tych składek, może ją uregulować na dwa sposoby. Może bowiem na jednym dokumencie płatniczym opłacić wyłącznie niedopłatę z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Wtedy na blankiecie wpłaty w polu 09., jako Typ wpłaty, wpisać powinien literę „S”. Zostanie ona rozliczona przez ZUS jedynie na poczet posiadanej za dany miesiąc kalendarzowy niedopłaty w składkach tego Funduszu (przykład 1).
Może też (również na jednym dowodzie wpłaty) zapłacić w danym miesiącu kalendarzowym – wraz z bieżącymi zobowiązaniami z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne – zaległe należności. Wówczas na dokumencie płatniczym w polu 09. wpisuje, jako Typ wpłaty, literę „M”. Tak oznaczona wpłata będzie wskazywać, że przedsiębiorca reguluje składki za okres dłuższy niż jeden miesiąc, w tym także składki zaległe wraz z należnymi z tego tytułu odsetkami za zwłokę. Wtedy organ rentowy rozliczy dokonaną przez niego płatność w pierwszej kolejności na składki należne za miesiąc, za który jest ona uiszczana. Następnie pozostałą po tym rozliczeniu kwotą wpłaty pokryje niedopłatę z tytułu składek na ten Fundusz za wcześniejszy okres, w tym należne odsetki za zwłokę (przykład 2).
Brak wskazania miesiąca
Bardzo często jest tak, że przedsiębiorca opłacając za siebie za dany miesiąc kalendarzowy składki ubezpieczeniowe do ZUS nie wskaże na dowodzie wpłaty miesiąca, na poczet którego należność ta ma zostać zaliczona. W takim przypadku organ rentowy rozlicza dokonaną przez niego wpłatę zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS. Stosownie do tego przepisu wpłatę taką zalicza się w pierwszej kolejności na pokrycie należności z danego tytułu, poczynając od należności o najwcześniejszym terminie płatności (przykład 3). Przy czym w ramach tej wpłaty zachowuje się pierwszeństwo zaspokojenia należności funduszu emerytalnego i otwartych funduszy emerytalnych.
| Podstawowe oznaczenia na dowodzie wpłaty należności do ZUS | |
| TYP WPŁATY | NR RACHUNKU BANKOWEGO ZUS |
S – składka za 1 m-c M – składka dłuższa niż m-c U – układ ratalny T – odroczenie terminu D – dodatkowa opłata E – koszty egzekucyjne A – dodatkowa opłata za błędy płatnika | • Ubezpieczenia społeczne wpisać 83 w 1 i 2 kratce oraz 1 w 21 kratce • Ubezpieczenie zdrowotne wpisać 78 w 1 i 2 kratce oraz 2 w 21 kratce • FP i FGŚP wpisać 73 w 1 i 2 kratce oraz 3 w 21 kratce • FEP wpisać 68 w 1 i 2 kratce oraz 4 w 21 kratce |
Przykład
Pan Konrad zapłacił składki na ubezpieczenia społeczne za luty br. w zaniżonej wysokości. Na jego koncie w ZUS widniała drobna niedopłata składek na ten Fundusz. Różnicę tych składek uregulował w dniu 17 marca br. Na dowodzie wpłaty w polu 09. wpisał literę „S”, w polu 10. wpisał 01, a w polu 11 – 02 2014. Wpłatę tę ZUS zaliczył wyłącznie na dopłatę różnicy w składkach na ubezpieczenia społeczne za luty br.
Przykład 2
Załóżmy, że Pani Ewa 10 kwietnia 2014 r. ureguluje składki na ubezpieczenia społeczne, oznaczając je jako należne za marzec br. Dodatkowo na blankiecie wpłaty doliczy do wpłacanej kwoty drobną niedopłatę z tytułu składek na ten Fundusz za luty 2014 r. Na dowodzie wpłaty pani Ewa w polu:
- 09. Typ wpłaty – wpisać powinna literę „M”,
- 10. Nr deklaracji – wpisać powinna 01 (o ile jest to pierwsza deklaracja składana za marzec 2014 r.),
- 11. Deklaracja – 03 2014.
Tak wypełniony przez nią dowód wpłaty ZUS rozliczy w pierwszej kolejności na składki należne za marzec 2014 r. Natomiast powstałą po tym rozliczeniu kwotą nadpłaty pokryje różnicę składek tego Funduszu za luty 2014 r. i ewentualnie należne z tego tytułu odsetki za zwłokę za ten miesiąc.
Przykład 3
Pan Karol składki na ubezpieczenia społeczne za luty br. uregulował w terminie i prawidłowej wysokości. Po zweryfikowaniu dokonanej przez siebie wpłaty uznał, iż na poleceniu zapłaty nie podał miesiąca, na poczet którego ma zostać ona rozliczona przez ZUS. W związku z tym, że na jego koncie w organie rentowym istnieje drobna niedopłata z tytułu składek na ten Fundusz za styczeń 2014 r. – ZUS dokonaną przez niego wpłatę zaliczył w pierwszej kolejności na zaległe zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (tu: za styczeń br.), a dopiero pozostałą po tym rozliczeniu część tej wpłaty zaliczył na zobowiązania z tytułu składek tego Funduszu należnych za luty 2014 r.
Źródło: www.gofin.pl