Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce wszystkich podatników VAT obejmie obowiązek fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Umożliwia on wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, usprawniając tym samym obieg dokumentów i dając bezpośredni dostęp do faktur sprzedaży fiskusowi. Jednak nie wszystkie faktury będą wystawiane za pośrednictwem KSeF. Jakich faktur nie dotyczy KSeF? Ten artykuł odpowie na te pytania.
Obowiązkowe fakturowanie w ramach KSeF
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przesyłanie, przechowywanie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. System ten jest narzędziem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Od 1 stycznia 2022 roku KSeF jest dobrowolny dla przedsiębiorców. Ma się to jednak zmienić. Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą VAT) w 2025 r. przekroczy
200 mln zł będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane, a od 1 kwietnia 2026 roku fakturowanie w ramach KSeF będzie już obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych jak i zwolnionych niezależnie od wielkości przychodów jakie osiągają. Ostatnią grupą drobnych przedsiębiorców (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży – 10 tys. zł miesięcznie) obowiązek obejmie od 1 stycznia 2027 roku.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF ma wiele zalet, w tym:
- automatyzację procesów księgowych,
- zwiększenie bezpieczeństwa danych,
- usprawnienie wymiany danych między podmiotami gospodarczymi,
- ułatwienie kontroli skarbowej.
A więc jakich faktur nie dotyczy KSeF?
Zostało jednak określonych 6 przypadków, kiedy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
Dla podmiotu zagranicznego został przewidziany specjalny sposób uwierzytelnienia w KSeF, co umożliwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy.
Możliwe będzie także „odfiltrowywanie” faktur wystawionych w ramach samofakturowania, bez konieczności uprzedniego pobierania wszystkich faktur.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który korzysta z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.
- Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
- Faktury uproszczone, uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku.
