Kody QR na fakturze offline – jakie są konsekwencje ich braku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia zasady wystawiania dokumentów księgowych, w tym również tych generowanych poza systemem – w tzw. trybie offline. W przypadku wystąpienia awarii, niedostępności systemu lub braku dostępu do internetu przepisy dopuszczają sporządzenie faktury bez natychmiastowego połączenia z KSeF, nakładając jednocześnie obowiązek, by na fakturze offline zostały umieszczone specjalne kody QR. Niniejszy artykuł precyzyjnie wyjaśnia, jakie są konsekwencje braku tych kodów oraz jakie zasady fakturowania w trybie offline należy bezwzględnie stosować.

Czym jest KSeF i jakie są terminy wdrożenia?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny prowadzony przez administrację skarbową, służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie.

Celem systemu jest automatyzacja obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu VAT. System obejmuje przede wszystkim transakcje B2B, w tym transakcje krajowe zwolnione z VAT oraz faktury międzynarodowe (sprzedaż). 

Etapy obowiązkowego stosowania KSeF z poziomu faktur sprzedaży:

• Od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (razem z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców.
• Od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

W KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur.

1. Tryb ONLINE – jest to tryb, w którym faktura jest wystawiana w czasie rzeczywistym w KSeF, a plik XML przesyłany jest w dniu wskazanym przez podatnika w polu P_1 faktury. Zapewnia natychmiastową weryfikację i nadanie numeru KSeF.
2. Tryb OFFLINE – stosowany jest, gdy przesłanie faktury do KSeF w danym momencie nie jest możliwe. Faktura jest wystawiana poza systemem i dosyłana w ustawowym terminie. Tryb offline obejmuje kilka procedur:
   1. offline24 – stosowany np. w przypadku problemów z dostępem do internetu (art. 106nda ustawy o VAT),
   2. offline – niedostępność KSeF – stosowany w czasie prac serwisowych (art. 106nh ustawy o VAT),
   3. tryb awaryjny – stosowany w przypadku ogłoszonej awarii systemu (art. 106nf ustawy o VAT).

Jakie kody QR na fakturze offline są wymagane?

Kody QR na fakturze offline stanowią kluczowy element bezpieczeństwa i weryfikacji w przypadku braku możliwości połączenia z systemem KSeF. Są to graficzne kody, które muszą być umieszczone na fakturach wystawionych poza systemem w celu spełnienia wymogów prawnych. Na fakturze wystawionej w trybie offline udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) należy umieścić dwa kody QR.

Pierwszy z napisem „OFFLINE” umożliwia weryfikację podstawowych danych faktury w KSeF. Po zeskanowaniu kodu będą zawarte takie dane jak:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego,
• data wystawienia faktury z pola P_1,
• identyfikator NIP sprzedawcy,
• wyróżnik faktury.
  

Drugi z napisem „CERTYFIKAT” potwierdza autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Po zeskanowaniu kodu będą zawarte takie dane jak:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego;
• typ identyfikatora kontekstu i jego wartość;
• identyfikator NIP sprzedawcy;
• identyfikator certyfikatu KSeF;
• wyróżnik faktury;
• składniki, o których mowa wyżej, opatrzone certyfikatem KSeF.

Co istotne, do wygenerowania drugiego kodu „CERTYFIKAT” niezbędne będzie posiadanie specjalnego certyfikatu KSeF typu 2, czyli „podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Można go pozyskać w Aplikacji Podatnika KSeF.

Aby odbiorca mógł faktycznie zapoznać się z fakturą i ująć ją w księgach, konieczne jest przekazanie jej w ustalony sposób – tj. bezpośrednio poprzez KSeF albo w formie wizualizacji (zawierającej kody QR) przesłanej w pliku PDF drogą mailową. Kod QR należy więc traktować wyłącznie jako narzędzie wspierające, które pełni funkcję pomocniczą i weryfikacyjną, a nie jako samodzielny nośnik faktury.

Przesłanie kontrahentowi wyłącznie kodu weryfikacyjnego nie oznacza prawidłowego dostarczenia faktury. Kod QR stanowi instrument pomocniczy – umożliwia jedynie częściowy podgląd faktury w KSeF – nie daje natomiast dostępu do pełnej treści dokumentu i nie zastępuje jej przekazania.

Konsekwencje braku kodów QR na fakturze offline 

Brak wymaganych kodów QR na fakturach offline może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Od 1 stycznia 2027 roku, na podstawie art. 106ni ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć decyzją karę pieniężną:

1. do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze;
2. do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli faktura nie wykazuje VAT.

Nałożoną karę pieniężną należy zapłacić samodzielnie, bez czekania na wezwanie naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

Kary pieniężne dotyczą podatników, którzy wystawili fakturę offline niezgodnie ze wzorem e-faktury lub nie przesłali jej do KSeF w wymaganym terminie.

Jednak do końca 2026 roku ustawodawca przewidział okres przejściowy. Do tego czasu nie będą wszczynane postępowania karne za błędne stosowanie procedur offline (art. 106ni ust. 4 ustawy).

Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kody-qr-na-fakturze-offline-jakie-sa-konsekwencje-ich-braku