Kwestia zaliczania kosztów reprezentacji i reklamy do kosztów firmowych budzi wiele dyskusji z uwagi na brak jednoznacznych przepisów oraz częste zmiany prawa w tym obszarze. Zapraszamy do naszego artykułu, w którym omawiamy, kiedy koszty reprezentacji i reklamy mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, a kiedy nie.
Koszty reprezentacji
Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Prezenty dla klientów
Warto zauważyć, że prezenty dla kontrahentów stanowią dodatkowe zagadnienie w kontekście kosztów reprezentacji. Jeśli takie prezenty zawierają logo firmy, mogą być traktowane jako standardowe koszty reklamy, co pozwala na odliczenie podatku VAT (dla czynnych podatników VAT) oraz zaliczenie ich do kosztów firmowych. Sytuacja wygląda inaczej, gdy prezenty nie posiadają logo firmowego, należy je wówczas potraktować jako koszty reprezentacji, czyli wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych.
Posiłki i odzież dla pracowników
Dodatkowo należy podkreślić, że wydatki na odzież, posiłki regeneracyjne czy napoje dla pracowników pracujących w warunkach szczególnych mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Fakt ten wynika z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
oraz art. 232 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.
W takiej sytuacji poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych, gdyż są to wydatki, które pracodawca-podatnik jest zobowiązany ponosić. W przypadku zakupu kawy, herbaty, wody czy napojów dla pracowników niepracujących w warunkach szczególnych również takie wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.
Koszty reprezentacji a podatek VAT
Wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT), jednakże możliwe jest od takich wydatków odliczenie podatku VAT. Potwierdzeniem tego jest także interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r., nr IPTPB3/423-319/11-2/GG, w której to czytamy:
(…) Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (…), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (…).
Wyjątek w tej kwestii stanowią usługi noclegowe (o ile nie podlegają refakturowaniu) i gastronomiczne, w tych dwóch przypadkach nie ma możliwości odliczenia podatku VAT, o czym stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Wydatki na reklamę
Za reklamę uznaje się rozpowszechnianie informacji o danej firmie, produkcie czy usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi. Reklama ma dodatkowo na celu uwypuklenie zalet i zachęcenia do zakupu. Może przybierać wiele form, np. ogłoszenie w gazecie, radiu czy telewizji, plakaty, ulotki, reklamy banerowe, artykuły sponsorowane oraz wręczane potencjalnym nabywcom próbek produktów. Przepisy nie zabraniają ujmowania w kosztach wydatków na reklamę, ponieważ mają one na celu pozyskanie nowego źródła przychodu.
