Od 2023 r. każdy płatnik składek (przedsiębiorca) ma ustawowy obowiązek posiadania profilu informacyjnego – PUE ZUS. Za pomocą tej platformy płatnik może m.in. przejrzeć dane zgromadzone w ZUS, przekazać dokumenty ubezpieczeniowe, składać wnioski i otrzymywać na nie odpowiedzi.
Wszyscy płatnicy składek (tj. przedsiębiorcy, w tym także właściciele również małych firm, czyli zatrudniający do 5 pracowników oraz ci, którzy opłacają składki ubezpieczeniowe do ZUS tylko i wyłącznie za siebie) mają obowiązek posiadania od 1 stycznia 2023 r. profilu na platformie PUE ZUS. Mówi o tym art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, który wszedł w życie 1 stycznia 2023 r. Wynika z niego m.in., że płatnik składek:
- jest zobowiązany założyć profil w systemie teleinformatycznym ZUS w terminie 7 dni od daty m.in. zatrudnienia pierwszej osoby lub powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla osób opłacających składki na własne ubezpieczenia albo ubezpieczenia osób z nimi współpracujących, a w przypadku niedopełnienia ww. obowiązku organ rentowy sam założy płatnikowi składek profil informacyjny,
- jest zobowiązany do utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w systemie ZUS w czasie prowadzenia z organem rentowym rozliczeń z tytułu składek.
Do końca grudnia 2022 r. obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób.
Platforma dla płatnika i ubezpieczonego
Z platformy PUE ZUS mogą korzystać zarówno płatnicy składek, jak i osoby ubezpieczone. Na profilu tym:
1) osoba ubezpieczona (np. pracownik) może sprawdzić swoje dane zapisane na koncie w ZUS, ma także dostęp do informacji o stanie konta ubezpieczonego oraz do informacji o wystawionych zwolnieniach lekarskich,
2) płatnik składek:
a) ma dostęp m.in. do:
- informacji np. o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach, rocznej informacji dla płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych, które wysłał do ZUS, listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń, listy pracowników na zwolnieniu lekarskim,
- wniosków o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek, o rozliczenie konta,
- potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń z zobowiązań składkowych,
b) ma możliwość m.in.:
- wystawienia zaświadczenia płatnika składek do celów zasiłkowych,
- zamawiania raportów dotyczących e-ZLA (w tym raportów cyklicznych i raportów przekazywanych do oprogramowania kadrowo-płacowego),
- otrzymywania powiadomienia o nowych zwolnieniach swoich pracowników na SMS lub e-mail,
c) może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów (jednorazowo w zgłoszeniu lub korekcie można wykazać umowy dla 50 wykonawców, możliwa jest również korekta przekazanego wcześniej zgłoszenia lub jego wycofanie – jeśli zaszły ku temu przesłanki); przekazane informacje widoczne są w rejestrze umów o dzieło.
Samodzielne tworzenie dokumentów
Dzięki PUE ZUS płatnik może utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać potwierdzenie do instytucji wymagającej od niego przedłożenia takich danych. Dokument jest potwierdzony kwalifikowaną pieczęcią ZUS. Można go zapisać w postaci elektronicznej lub wysłać na dowolny adres e-mail. Pracownik instytucji, do której przekazany zostanie wygenerowany dokument, może sprawdzić jego autentyczność w wyszukiwarce.
W taki sposób płatnik może też np. utworzyć dokument z informacją o saldzie i rozliczeniu za 12 miesięcy czy o liczbie ubezpieczonych we wskazanym okresie.
Aplikacja ePłatnik
Na udostępnionej platformie PUE ZUS przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik (przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych). Jest to narzędzie dla małych i średnich przedsiębiorców.
Główne funkcje ePłatnika to:
- wypełnianie i przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych przez internet,
- wypełnianie dokumentów z wykorzystaniem danych bezpośrednio z systemu ZUS,
- weryfikacja on-line i blokada wysłania do ZUS błędnych dokumentów.
Źródło: www.gofin.pl
