Wraz z 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa o zmianie niektórych przepisów w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej stała się równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94 [11] k.p.). Podkreślić należy, że pracodawca nie ma obowiązku, a jedynie możliwość prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej.
Jeśli pracodawca zdecyduje się na zmianę metody prowadzenia dokumentacji, będzie musiał dopełnić określonych formalności. Zmiana sposobu prowadzenia akt z papierowej na elektroniczną zobowiązuje do sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Natomiast zmiana postaci elektronicznej na papierową wymaga sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Pracodawcę nie ogranicza żaden maksymalny termin na wprowadzenie nowej postaci dokumentacji pracowniczej (pracodawca ma prawo do zmiany sposobu prowadzenia akt osobowych w dowolnym momencie roku kalendarzowego).
