Złożenie tego zawiadomienia pozwala zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT oraz uniknąć odpowiedzialności solidarnej w VAT.
Zlecenie przelewu
Dokonywanie wpłat na rachunki kontrahentów niewidniejące w Wykazie podatników VAT może mieć poważne konsekwencje w PIT/CIT oraz VAT.
Przedsiębiorcy są zobligowani do bezgotówkowego rozliczenia transakcji określonych w art. 19 Prawa przedsiębiorców. Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności – przekracza 15.000 zł (lub równowartość tej kwoty w walucie obcej).
Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku m.in. w tej części, w jakiej wspomniana transakcja dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny i zostanie opłacona przelewem na rachunek kontrahenta inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w Wykazie podatników VAT. Przewidują to art. 22p ustawy o pdof oraz art. 15d ustawy o pdop. Podatnik musi ponadto brać pod uwagę ryzyko poniesienia odpowiedzialności, solidarnie z kontrahentem, za zaległości podatkowe z tytułu VAT związanego z taką transakcją. Reguluje to art. 117ba § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej.
Wykaz podatników VAT jest udostępniany przez Ministerstwo Finansów na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Zawiera numery rachunków rozliczeniowych w rozumieniu Prawa bankowego oraz imiennych rachunków w SKOK, której podatnik jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Konto musi być podane przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (CEIDG-1, NIP-2, NIP-7, NIP-8) oraz zostać potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Wykaz podatników VAT jest aktualizowany raz na dobę w każdy dzień roboczy. Dokonanie płatności na konto niebędące rachunkiem bankowym w rozumieniu Prawa bankowego, np. wirtualne, nie pozbawia możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 24 kwietnia 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.330.2019.8.MF).
Termin zgłoszenia
ZAW-NR trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek kontrahenta nieznajdujący się w Wykazie podatników VAT.
Termin ten biegnie od dnia następnego po dniu zlecenia przelewu. Upływa o północy ostatniego dnia z wyznaczonej liczby dni. Uwzględnia się dni zarówno robocze, jak i wolne od pracy. Jeżeli jednak ostatni dzień terminu wypada w sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, przesuwa się on na następny dzień po dniu lub dniach wolnych. Termin złożenia ZAW-NR nie podlega przywróceniu. Jego niedotrzymanie wiąże się z ryzykiem poniesienia przez podatnika odpowiedzialności solidarnej w VAT oraz wywołuje konsekwencje w PIT/CIT w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Weryfikacji rachunku kontrahenta nie trzeba dokonać w dniu zlecenia przelewu. Wykaz podatników VAT umożliwia sprawdzenie, czy konto podatnika znajdowało się w nim na wybrany dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym następuje weryfikacja. Może być ona przeprowadzona po dokonaniu płatności, ale według stanu na dzień zlecenia przelewu. Jeżeli okaże się, że na dzień zlecenia przelewu konto figurowało w Wykazie podatników VAT, podatnik nie musi składać zawiadomienia ZAW-NR, aby uniknąć negatywnych skutków w PIT/CIT w postaci braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz ryzyka odpowiedzialności solidarnej za związane z transakcją zaległości w VAT (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 3 stycznia 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.415.2021.2.AR).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)
Link: https://www.gofin.pl/podatki/17,2,64,236274,jak-i-kiedy-zlozyc-zawiadomienie-zaw-nr.html
