Odpowiedz na to pytanie jest jedna, nie. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, by maksymalnie uprościć i zautomatyzować proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur odbywa się za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego, które generuje dokument w formacie XML zgodnym z krajowym standardem. Po przesłaniu faktury do systemu KSeF dokument jest automatycznie weryfikowany pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Następnie system nadaje fakturze unikalny numer, a wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które potwierdza skuteczne przesłanie faktury. Odbiorca faktury może uzyskać do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie w systemie KSeF lub – w przypadku posiadania odpowiednich danych – skorzystać z dostępu anonimowego. Dzięki temu proces wystawiania faktur w KSeF jest szybki, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
W systemie KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, które są elektronicznymi dokumentami w formacie XML zawierającymi ustandaryzowany zestaw danych wymaganych przez przepisy. Tego typu faktury są przechowywane w systemie KSeF i mogą być w każdej chwili pobrane przez nabywcę, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją księgową.
Oprócz tego w systemie KSeF istnieje możliwość wystawiania faktur konsumenckich, czyli dokumentów wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury zarówno dla firm, jak i dla klientów indywidualnych, korzystając z jednego, zintegrowanego systemu. Wystawianie faktur w systemie KSeF to gwarancja zgodności z przepisami oraz wygoda w codziennej działalności gospodarczej.
Jakich faktur nie można wystawić w KSeF?
W KSeF mogą być wystawiane dokumenty zawierające obowiązkowe dane, zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Z tego względu przedsiębiorcy nie będą mogli przygotować przy użyciu systemu KSeF wszystkich dokumentów. Nie można będzie wystawić:
- not korygujących,
- duplikatów faktur,
- faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej,
- faktur VAT RR,
- faktur pro forma,
- faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych (PEF),
- faktur niezgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Co istotne, faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku.
KSeF 2026 – co jeszcze warto wiedzieć
Na koniec warto przypomnieć najważniejsze korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF:
- skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
- uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
- wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
- brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
- ustandaryzowanie procesu fakturowania w Polsce.
Najważniejszą informacją odnośnie KSeF jest fakt, iż rok 2026 będzie rokiem przejściowym. Ustawodawca będzie informować o błędach w fakturach w KSeF ale nie przewiduje karania podatnika.
