Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Jestem podatnikiem zwolnionym z VAT. Czy od 1 stycznia 2026 r. będę obowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przy użyciu programów komputerowych, czy też będę mógł – tak jak dotychczas – prowadzić księgę ręcznie w wersji papierowej? Jeżeli nadal będę mógł prowadzić księgę w wersji papierowej, to według jakiego wzoru?
Jeżeli podatnik na dzień zaprowadzenia podatkowej księgi na 2026 r. będzie podatnikiem zwolnionym podmiotowo z VAT, to w 2026 r. będzie mógł nadal prowadzić ww. księgę w wersji papierowej. Wzór tej księgi określa nowe rozporządzenie w sprawie PKPiR.
Zgodnie z art. 24a ust. 1e ustawy o PDOF, obowiązującym od 1 stycznia 2026 r., podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.
Z przepisu tego wynika, że podatnicy prowadzący m.in. podatkowe księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), co do zasady, od 1 stycznia 2026 r. będą obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci plików JPK_PKPIR.
Jak jednak wynika z harmonogramu dotyczącego przesyłania plików JPK_PD za dany rok (tj. JPK_KR_PD, JPK_ST_KR, JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST), określonego w art. 66 ustawy nowelizującej z dnia 29 października 2021 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.), za rok rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2025 r. po raz pierwszy struktury te przesyłają podatnicy CIT i PIT oraz spółki niebędące osobami prawnymi, obowiązani do przesyłania miesięcznej deklaracji VAT (w formie JPK). Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa z dnia 17 października 2025 r.
Pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT czy rozliczających VAT kwartalnie, ww. obowiązek w zakresie JPK_PD obejmie począwszy od 2027 r.
Powyższe oznacza, że podatnik prowadzący PKPiR, zwolniony podmiotowo z VAT, od 1 stycznia 2026 r. nie będzie miał obowiązku prowadzenia księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania jej właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w postaci plików JPK_PKPIR. Obowiązek ten u ww. podatnika powstanie począwszy od 1 stycznia 2027 r. Tym samym podatnik ten w 2026 r. będzie mógł prowadzić podatkową księgę w wersji papierowej. Wzór księgi został określony w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299), obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. (pisaliśmy na ten temat w nr BI 32 z 10 listopada 2025 r.).
Uzupełniająco dodajmy, iż z odpowiedzi MF przesłanej do naszego Wydawnictwa w dniu 12 listopada 2025 r., dotyczącej sytuacji, w której podatnik w trakcie roku mógłby m.in. utracić prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT wynika, że obowiązek elektronicznego prowadzenia księgi na dany rok podatkowy należy zbadać na dzień zaprowadzenia księgi. Jeżeli taki obowiązek nie wystąpi w dacie zaprowadzenia księgi, to nie będzie też obowiązku jej prowadzenia w formie elektronicznej i przesyłania w formie plików JPK po zakończeniu roku podatkowego (pisaliśmy na ten temat w BI nr 34 z 1 grudnia 2025 r.).
W artykule powołano:
Przepisy prawne
- art. 24a – Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 193a – Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa
- art. 66 – Ustawa z dnia 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
