Kasa fiskalna staje się coraz bardziej powszechna. Zgodnie z obowiązującymi przepisami coraz mniejsza liczba podatników może korzystać ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie dotyczy przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi wyłącznie na rzecz firm lub organizacji oraz organów administracji samorządowej i państwowej. Zatem należy zadać pytanie, kto musi mieć kasę fiskalną?
Kogo obejmuje obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2026 roku?
Co do zasady, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług za pomocą kasy fiskalnej rejestrować sprzedaż muszą przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym. Jednak od tej zasady obowiązują wyjątki, o czym w dalszej części artykułu.
Kasa fiskalna w działalności – kto może być zwolniony?
Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy rejestrującej, jeżeli dokonuje dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zwolnionych z ewidencjonowania (które zostały określone w części I załącznika do rozporządzenia). Należy się jednak zastanowić, jak należałoby postąpić, kiedy prowadzona jest sprzedaż zarówno zwolniona z ewidencjonowana (z załącznika I), jak i ta, która zwolnieniu nie podlega?
W takiej sytuacji zgodnie z par. 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnienie z konieczności posiadania kasy fiskalnej przysługuje, jeżeli udział obrotów uzyskiwanych ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem (na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych) w poprzednim roku był wyższy niż 80%.
Zwolnienie z kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczenie 20 000 zł obrotu
Ustawodawca w przytoczonym rozporządzeniu wskazał kolejny wyjątek, kiedy przedsiębiorca nie musi kupować kasy fiskalnej. Następuje to wówczas, gdy jego obrót na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł (jeżeli rozpoczęcie sprzedaży nastąpiło w trakcie obecnego roku podatkowego, wówczas obrót nie może przekroczyć tego limitu w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w obecnym roku podatkowym).
Sprzedaż wysyłkowa a obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Ministerstwo nie zniosło również zwolnienia z kas fiskalnych podatników prowadzących sprzedaż przez Internet, czyli w systemie wysyłkowym (pocztą lub kurierem). Jednak są pewne warunki, jakie muszą zostać spełnione. Z rozporządzenia wynika, że zwolnieniu z kasy fiskalnej podlega dostawca towaru, który otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Tutaj należy jednak mieć na uwadze wyjątki opisane w par. 4 rozporządzenia.
Czynności bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia z kas fiskalnych w 2026 roku
Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wyróżnia się pewne grupy przedsiębiorców, którzy są wyłączeni ze zwolnienia z kas fiskalnych. Od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej mają oni obowiązek posiadania kasy fiskalnej i muszą ewidencjonować obrót na kasie, gdy dokonują m.in.:
- sprzedaży gazu płynnego,
- przewozów pasażerskich, samochodowych bez względu na to, czy kursy te są regularne, czy nie,
- usług taksówkarskich,
- sprzedaży silników do napędu pojazdów i motocykli,
- sprzedaży komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych
- sprzedaży sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,
- sprzedaży wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku,
- sprzedaży zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
- dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
- wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na kod CN, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nie przeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
- węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
- towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.
Dodatkowo do listy towarów i usług, przy których przedsiębiorcy nie mogą korzystać ze zwolnienia, zaliczają się przede wszystkim takie czynności, jak:
- naprawa pojazdów samochodowych, motocykli, motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
- usługi w zakresie wymiany opon i kół,
- usługi dotyczące badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- świadczenie usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
- usługi doradztwa podatkowego,
- usługi prawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia (czynności notarialne),
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- usługi gastronomiczne świadczone przez stacjonarne placówki (także sezonowe) oraz catering.
- kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
- związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej),
- parkingu samochodów i innych pojazdów,
- przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej a moment zakupu kasy
W przypadku przedsiębiorców, którzy świadczą usługi bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej (na podstawie § 4 rozporządzenia), muszą jeszcze przed pierwszą transakcją zainstalować kasę, aby móc prawidłowo wykonywać działalność. Natomiast jeśli chodzi o przedsiębiorców, których jeszcze obejmuje zwolnienie do 20 000 zł, zobowiązani są do zakupu kasy przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, kiedy doszło do przekroczenia tej kwoty.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-obowiazek-posiadania-kasy-fiskalnej-w-dzialalnosci
