Z dniem 1 maja 2019 r. wprowadzono rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie to zawiera m.in. wytyczne w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji oraz warunków używania kas fiskalnych, a także warunków zorganizowania i prowadzenia serwisu tych urządzeń, w tym również obowiązkowych przeglądów technicznych.
W rozporządzeniu zawarto m.in. przepis, który nakłada na podatnika obowiązkowego zapoznania osób prowadzących u niego ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych z przepisami w zakresie prawidłowego wystawiania i wydawania paragonów oraz o skutkach niewykonywania zgodnie z obowiązującymi przepisami tych obowiązków.
Osoby obsługujące te urządzenia składają oświadczenie pracodawcy o zapoznaniu się z zasadami ewidencjonowania sprzedaży i wystawiania oraz wydawania paragonu fiskalnego, a także z konsekwencjami nieprzestrzegania tych zasad. Podpisany dokument ma być przechowywany w dokumentacji księgowej podatnika. Oświadczenie to musi złożyć każda osoba, która w firmie będzie odpowiedzialna za użytkowanie kasy fiskalnej, bez względu na formę zatrudnienia. Należy jednak podkreślić, że takiego dokumentu nie musi składać sam pracodawca – właściciel kasy fiskalnej.
Oświadczenie to ma być złożone przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez te osoby, a egzemplarz oświadczenia przekazywany jest również osobie je składającej. Pracodawca nie musi tworzyć we własnym zakresie w/w oświadczenia, gdyż został opracowany wzór i stanowi on załączniku nr 1 do nowego rozporządzenia. Wzór informacji w sposób przystępny dla przeciętnego użytkownika określa jakie obowiązki wiążą się z prowadzeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. W oświadczeniu wyjaśniono m.in., że każda sprzedaż dokonana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego musi być ujęta na kasie. Podkreślono obowiązek wydawania paragonu fiskalnego każdemu nabywcy, nawet bez jego żądania. Sprecyzowano zasady ewidencjonowania zaliczek. Wskazano również, jak powinien wyglądać prawidłowo wydrukowany paragon fiskalny.
Uzasadnieniem wprowadzenia nowego oświadczenia do rozporządzenia o obowiązku zapoznania przez podatnika osób prowadzących u niego ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej oraz składania przez te osoby w/w oświadczeń o zaznajomieniu się z obowiązującymi przepisami w tym zakresie oraz o tym, że są świadome grożącym konsekwencjom za ich nieprzestrzeganie, jest uświadomienie tym osobom odpowiedzialności karno-skarbowej za naruszanie tych obowiązków.
Zgodnie z przepisem zawartym w rozporządzeniu kasjerzy pracujący u podatnika już przed 1 maja 2019 r. mają czas na podpisanie takiego oświadczenia do dnia 31 maja 2019 r. Natomiast kasjerzy przyjmowani po 1 maja br., oświadczenie to muszą złożyć przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.