Podatnicy odliczają dni do 1 stycznia 2021 r., aby móc zniszczyć dokumentację dotyczącą podatków, których termin płatności upłynął w 2015r. Wiele czynników może jednak spowodować wydłużenie okresu archiwizacji.
Księgi podatkowe, dokumenty źródłowe, a także dokumenty związane z poborem podatku wykonywanym w ramach pełnienia funkcji płatnika podatków należy zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą.
Przedawnienie następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Po zakończeniu 2020 r. będzie więc można zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w 2015 r. (oraz w latach wcześniejszych), np. PIT za 2014 r. Analogicznie postępuje się z dokumentacją odnoszącą się do rozliczenia za rok zakończony stratą. Trzeba ją zasadniczo przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok zamknięty stratą. Nie ma znaczenia, czy strata była odliczana w następnych okresach rozliczeniowych, czy nie.
Niekiedy dokumenty podatkowe trzeba zachować dłużej niż wspomniane 5 lat. Wynika to przede wszystkim z wydłużenia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wydłuża się w przypadku nierozpoczęcia jego biegu (np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty), zawieszenia (np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego) lub przerwania (np. w wyniku zajęcia składnika majątku podatnika w toku postępowania egzekucyjnego). Stanowi o tym art. 70–70e Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2020 r. Poz. 1325 ze zm.). Dłuższy okres archiwizacji mogą ponadto przewidywać poszczególne ustawy, np. o specjalnych strefach ekonomicznych (Dz.U. z 2020r. poz. 1670). Przedsiębiorcy korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z tą ustawą muszą przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy.
Problemy sprawiają podatki zabezpieczone hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym. Obowiązujące przepisy stanowią, że takie zobowiązania podatkowe nie przedawniają się, z tym że po upływie terminu przedawnienia mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego. Sądy powszechne i administracyjne – inaczej niż organy podatkowe – uznają jednak te regulacje za niezgodne z Konstytucją RP. Przyjmują, że podatki zabezpieczone hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym przedawniają się na takich samych zasadach jak podatki, które nie są w ten sposób zabezpieczone.
