Każdy podatnik VAT wie, że z otrzymaniem zaliczki wiąże się konieczność odpowiedniego udokumentowania zdarzenia. W przypadku transakcji przeprowadzonej z inną firmą nie ma z tym żadnego kłopotu – wystarczy wystawić fakturę zaliczkową. A co zrobić w sytuacji, kiedy przedpłaty dokonała osoba fizyczna? Jak wygląda rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej?
Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych
W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych podstawowym dowodem księgowym jest paragon fiskalny (wystawiany, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej). Podobnie sytuacja wygląda podczas dokonywania transakcji z rolnikami ryczałtowymi. Dla tego typu klientów należy wystawić fakturę na żądanie – co oznacza, że do momentu, kiedy odbiorca nie zażyczy sobie takiego dokumentu, sprzedawca nie musi go wystawiać.
Jeśli jednak pojawi się żądanie wystawienia faktury, paragon i tak należy wydrukować. Podpina się go pod kopię faktury, która zostaje w dokumentacji sprzedawcy, przekazując kontrahentowi wyłącznie fakturę.
Rejestrowanie zaliczek na kasie fiskalnej
Zgodnie z przepisami zaliczka otrzymana od osoby fizycznej także powinna być odpowiednio udokumentowana – zatem zaliczkę należy “wbić” na kasę fiskalną. Według ustawy o VAT momentem powstania obowiązku podatkowego jest dzień wydania towaru albo wykonania usługi. Jednak przy zaliczce termin ten powstaje wcześniej – w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Wtedy też należy zarejestrować ją na kasie fiskalnej.
Problem może pojawić się wtedy, kiedy zaliczka nie zostanie zauważona i na kasie będzie ujęta nieodpowiednim okresie. Może się tak zdarzyć, gdy np. należność wpływa na konto bankowe na przełomie miesięcy. Kasy fiskalne nie pozwalają na księgowanie z datą wsteczną – dlatego też zaliczkę na kasie fiskalnej w takiej sytuacji należy ująć najszybciej jak się da.
Natomiast księgując raport fiskalny w rejestrach, należy pamiętać o poprawnym ujęciu zaliczki uwzględnionej na kasie fiskalnej. Tym samym należy ją ująć w rejestrze sprzedaży VAT w miesiącu, którego rzeczywiście dotyczyła. Nie można tutaj sugerować się datą ujęcia zaliczki w łącznym raporcie okresowym.
Warto też pamiętać, że mimo zaksięgowania zaliczki na kasie fiskalnej zgodnie z datą jej wpływu co do zasady nie powinna ona być ujmowana w KPiR jako przychód. Przychód powstanie bowiem dopiero w momencie wydania towarów lub wykonania usługi – wtedy też całą wartość należności należy ująć w księdze.
Zaliczki w KPiR w dacie ich wpływu
Ponieważ oddzielanie obowiązku podatkowego w VAT i podatku dochodowym było uciążliwe dla sprzedawców (konieczność prowadzenia ewidencji zaliczek by określić moment, w którym wartość zaliczki ma trafić do KPiR), ustawodawcy wyszli im na przeciw prowadzając zapisy w art. 14 ust. 1j – 1l ustawy o PIT. Z przepisów tych wynika, że gdy przedsiębiorca pobierze wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej – za datę powstania przychodu uznaje się dzień pobrania wpłaty.
Chcąc skorzystać z takiego uproszczenia przedsiębiorca musi jednak zawiadomić swój urząd skarbowy o wyborze tego sposobu ustalania daty powstania przychodu. Wybór tego sposobu rozliczania zaliczek na kasie oznacza się dopiero na zeznaniu rocznym. Wybór ten będzie obowiązywać od danego roku, w którym dokonano zgłoszenia aż do czasu odwołania przez przedsiębiorcę (nie trzeba co roku dokonywać zgłoszenia – oznaczania na zeznaniu rocznym – jeśli przedsiębiorca nie zmienia decyzji w tym zakresie).
Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rejestrowanie-zaliczek-na-kasie-fiskalnej
