Aby rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z prawem, należy dopełnić wielu formalności. Działaniom tym towarzyszy ponoszenie kosztów, które można odliczyć od osiągniętych przychodów. Wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów (koszt firmowy) musi spełniać poniższe cechy:
- zostać sfinansowany ze środków przedsiębiorcy;
- być poniesiony na cele działalności gospodarczej;
- musi przyczyniać się do osiągania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów z działalności;
- nie może być zwrócony przedsiębiorcy w postaci dotacji, subwencji lub innych zwrotów o podobnym charakterze;
- pomiędzy wydatkiem a przychodem musi wystąpić związek bezpośredni albo pośredni;
- nie może wystąpić w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów;
- musi być właściwie udokumentowany.
Do wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności podatnik może zaliczyć m.in. koszty organizacji i rejestracji działalności, otwarcia rachunku bankowego, opłat skarbowych, uzyskiwania porad prawnych, korzystania z pomocy notariusza oraz wydatków na szkolenie przygotowujące do zawodu, oznaczenie siedziby firmy, przygotowanie pieczątki, tablic informacyjnych, reklamowych. Jeżeli planowany koszt nie jest związany z rozpoczynaną działalnością gospodarczą, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu, ponieważ co do zasady ma on charakter wydatku osobistego.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć także wydatki, dzięki którym firma będzie funkcjonować. Do tej grupy wydatków zaliczymy środki trwałe, wyposażenie, WNiP, jak również zakupione towary i materiały. Jednak, aby koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności można było uznać za koszty podatkowe, zaistnieć muszą łącznie 3 warunki:
- celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów z działalności;
- wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;
- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.
