Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na odległość na rzecz konsumentów mogą wystawiać i wysyłać faktury w wersji elektronicznej. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wysłanie faktury elektronicznej zwalnia przedsiębiorcę z wydania paragonu fiskalnego?
Wystawianie faktur oraz paragonów
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów ma obowiązek udokumentowania takiej sprzedaży paragonem. Natomiast faktura jest dokumentem obligatoryjnym w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców. Jeżeli jednak nabywca zgłosi żądanie otrzymania faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury. Z takim żądaniem może wystąpić również konsument.
Dodatkowo wskażmy, że nie ma przeszkód, aby sprzedawca dobrowolnie wystawił fakturę nawet bez żądania ze strony konsumenta. Trzeba jednak podkreślić, że wystawienie faktury w żaden sposób nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.
! Sprzedawca może wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz konsumenta. Należy jednak wyraźnie podkreślić, że nie zwalnia to podatnika z obowiązku ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej.
Relacja pomiędzy fakturą a paragonem fiskalnym
Badając wzajemne relacje pomiędzy wystawioną fakturą a paragonem należy sięgnąć do treści art. 106h ustawy VAT. W przepisie tym możemy przeczytać, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
! Od lipca 2024 roku treść art. 106h ustawy o VAT zostanie zmieniona w związku z czym w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę będzie zobowiązany pozostawić w dokumentacji:
- numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
- paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Obecnie, w sytuacji gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Z uwagi na fakt, iż podatnik musi dołączyć paragon do faktury, konieczne jest pozostawienie wydrukowanego paragonu. Drugi egzemplarz faktury przekazywany jest konsumentowi.
Z inną sytuacją mamy do czynienia przy fakturze elektronicznej, kiedy to nie ma obowiązku dołączenia paragonu. Ustawa wskazuje, że podatnik jest zobligowany do pozostawienia paragonu w dokumentacji. Zwróćmy zatem uwagę, że przepis posługuje się tutaj innym sformułowaniem.
W kontekście powyższego organy podatkowe akceptują sytuację, w której podatnik zniszczy wydrukowany paragon, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
- sprzedaż będzie zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej;
- w pamięci kasy rejestrującej zapisana będzie kopia paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży, zawierająca dane identyfikujące fakturę VAT;
- egzemplarz faktury VAT będzie miał formę elektroniczną.
! Jeżeli oprócz paragonu sprzedawca wystawia również fakturę, to w przypadku faktury papierowej paragon papierowy musi zostać dołączony do faktury. Natomiast w przypadku faktury elektronicznej można zniszczyć wystawiony paragon.
Wysłanie faktury elektronicznej a zwolnienie z wydania paragonu
Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że wystawienie faktury nie stanowi okoliczności zwalniającej podatnika z obowiązku wystawienia paragonu. Nie ma tu znaczenia, czy podatnik wystawia fakturę papierową, czy elektroniczną. Jak bowiem wynika z treści § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.
W kwestii wystawiania faktur elektronicznych wskażmy, że zgodnie z art. 106n ustawy VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Po wejściu w życie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur czyli od 1 lutego 2026 roku ustawodawca uchylił ten przepis co oznacza, że sprzedawca nie musi posiadać zgody nabywcy na otrzymanie faktury elektronicznej.
Obecne przepisy podatkowe nie regulują formy, w jakiej ma być wyrażona akceptacja przesyłania elektronicznego faktur przez odbiorcę faktury. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę faktury na otrzymywanie faktur oraz ich przesyłanie w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Zgoda na otrzymanie faktury przez konsumenta oraz wysłanie faktury w postaci elektronicznej może zostać wyrażona np. poprzez akceptację regulaminu panelu internetowego przy składaniu pierwszego zamówienia za pośrednictwem systemu informatycznego. Tym samym na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług możliwe jest wystawienie i wydanie nabywcy faktury w postaci elektronicznej, gdy wyrazi on zgodę na otrzymywanie faktury w postaci elektronicznej zamiast paragonu fiskalnego.
! Wysłanie do nabywcy faktury elektronicznej wymaga wyrażenia zgody. Przepisy ustawy VAT nie formułują jednak kwestii formy, w jakiej zgoda taka powinna zostać wyrażona. To oznacza, że może to nastąpić w formie dowolnej, a więc również w sposób dorozumiany.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wyslanie-faktury-elektronicznej-a-obowiazek-wydania-paragonu
