Biura rachunkowe coraz częściej decydują się na przeniesienie księgowości do chmury, upatrując w tym szansy na przyspieszenie procesów, ograniczenie kosztów oraz rozszerzenie zakresu oferowanych usług. To jednak tylko część korzyści wynikających z takiej zmiany.
Oprogramowanie do księgowości w chmurze to aplikacja, do której użytkownik może się zalogować za pomocą przeglądarki. Ponieważ wszystkie dane są przechowywane online, pracownicy biura mogą je przeglądać o każdej porze, z dowolnego miejsca i urządzenia – nie tylko komputera, ale i smartfona czy tabletu. Aby zacząć korzystać z programu, wystarczy wykupić subskrypcję, zarejestrować konto oraz odpowiednio je skonfigurować, wprowadzając dane dotyczące biura rachunkowego oraz jego klientów. Za wszystkie kwestie związane z dostępnością oprogramowania oraz jego aktualizacją odpowiada dostawca. Użytkownik nie ponosi zatem dodatkowych opłat związanych np. zakupem komputera, na którym zainstalowany zostanie system wraz z bazą danych. Nie musi również samodzielnie przeprowadzać aktualizacji, wynikających z konieczności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów. Te są bowiem przeprowadzane automatycznie, dlatego program zawsze działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Tradycyjne oprogramowanie do księgowości wymaga instalacji na lokalnym serwerze, czyli obiekcie fizycznym. To łatwe w użyciu rozwiązanie, które wykorzystuje się od wielu lat. Właścicielem oprogramowania jest w tym przypadku sam użytkownik – wszelkie aktualizacje leżą więc po jego stronie. Główną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do danych także offline, a zatem bez potrzeby korzystania z Internetu. Użytkownik ma również pełną kontrolę nad infrastrukturą IT i może decydować, kiedy i jakie aktualizacje zostaną wdrożone. Dziś z tego typu programów księgowych korzystają głównie biura, których pracownicy wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, za pomocą komputerów podłączonych do tej samej sieci wewnętrznej.
Tradycyjny program księgowy a program do księgowości w chmurze – najważniejsze różnice
1. Czas potrzebny, by rozpocząć pracę z programem
By rozpocząć pracę z tradycyjnym programem do księgowości, trzeba przejść przez cały proces wdrożenia. Ten często wiąże się z koniecznością zakupu serwera, jego dostosowania do potrzeb oprogramowania, instalacji samego programu, a następnie jego konfiguracji. Wszystkie te działania mogą zajmować od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu godzin.
W przypadku programu księgowego w chmurze nie trzeba instalować oprogramowania, użytkownik zyskuje dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu niemal natychmiast po wykupieniu subskrypcji. To znacznie skraca czas związany z rozpoczęciem pracy w programie.
2. Dostęp do danych
W przypadku tradycyjnego oprogramowania dla biur rachunkowych, wszystkie pliki zapisywane są w lokalnej bazie danych. Dostęp do nich będą mieć zatem wyłącznie osoby korzystające z komputera, na którym zainstalowany jest program lub te, podłączone do firmowej sieci. Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość pracy na dokumentach bez konieczności połączenia z Internetem. Ogranicza to jednak mobilność pracowników oraz utrudnia współpracę.
3. Dostępne funkcjonalności
Tradycyjne programy księgowe często różnią się od swoich chmurowych odpowiedników także zakresem oferowanych funkcjonalności. W tych drugich nierzadko można znaleźć dodatkowe moduły, które usprawniają obieg dokumentów czy komunikację z klientami.
Biura rachunkowe, które korzystają z tego rozwiązania, mogą bezpłatnie udostępnić swoim klientom aplikację do fakturowania i podglądu rozliczeń. Dzięki temu wszystkie dokumenty są gromadzone w jednym miejscu, a to znacznie przyspiesza i ułatwia proces związany z rozliczeniem podatków czy zamknięciem miesiąca. Księgowy nie musi już czekać, aż klient dostarczy faktury, bo te – zaraz po utworzeniu – są widoczne w systemie
4. Bezpieczeństwo danych przechowywanych w programie księgowym
Nowoczesne programy księgowe w chmurze korzystają z bardzo zaawansowanych mechanizmów szyfrowania i uwierzytelniania użytkowników. Takie zabezpieczenia pozwalają zapewnić, że przechowywane w chmurze dane nie trafią w niepowołane ręce. To jednak nie wszystko. Ważną zaletą oprogramowania w chmurze są także automatyczne backupy. Użytkownik nie musi pamiętać o wykonywaniu kopii zapasowej, bo ta przygotowywana jest codziennie przez dostawcę oprogramowania i przechowywana przez określony czas.
5. Możliwość dostosowania działania programu księgowego do potrzeb biura rachunkowego
Programy do księgowości zainstalowane na komputerze zwykle oferują większe możliwości kastomizacji. Oznacza to, że można je rozbudować o dodatkowe aplikacje obsługujące funkcje, które nie są dostępne w standardowej wersji systemu. Takie rozwiązanie zwiększa komfort pracy, choć niesie ze sobą również większe ryzyko. Rozwiązania zewnętrzne mogą bowiem przestać działać, np. po przeprowadzeniu aktualizacji systemu. Programy księgowe w chmurze dają z reguły mniejsze możliwości modyfikacji poszczególnych funkcji. Można je jednak zintegrować z innymi systemami, za pomocą tzw. konektorów. Takie rozwiązanie pozwala zapewnić przepływ danych pomiędzy różnymi systemami, z których na co dzień korzystają księgowi.
6. Koszty utrzymania
W porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem, program księgowy w chmurze często okazuje się bardziej efektywny kosztowo. By korzystać z systemu, biuro rachunkowe nie musi bowiem inwestować w zakup serwera, czy ponosić kosztów wdrożenia lub aktualizacji. Opłaca jedynie roczną subskrypcję, której cena obejmuje dostęp do określonych funkcji programu, a także aktualizacje i backupy.
