Rozszerzenie zakresu działalności spółki z o.o. najczęściej wymaga wprowadzenia zmian do umowy spółki oraz zgłoszenia zmiany do KRS. W procedurze tradycyjnej do wprowadzenia zmian w umowie konieczna jest wizyta u notariusza. Natomiast jeśli umowa określa przedmiot działalności w sposób dość ogólny, zmiana umowy nie musi być konieczna.
Uchwała, lecz nie zawsze
Rozszerzenie przedmiotu działalności spółki z o.o. w większości wypadków wymaga wprowadzenia zmiany do umowy spółki. Przedmiot działalności jest bowiem wymieniony w art. 157 § 1 K.s.h., wśród obowiązkowych elementów treści umowy spółki. Dla skuteczności zmiany umowy niezbędne zatem jest ujawnienie jej w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Nie jest natomiast konieczne wprowadzenie zmian do umowy, gdy umownie określony przedmiot jest dostatecznie szeroki i obejmuje swoim zakresem nową aktywność podejmowaną przez spółkę. Przykładowo w umowie wskazano w sposób bardzo ogólny „działalność handlowa”, ale w KRS zgodnie z systematyką PKD zgłoszono tylko pojedyncze albo niektóre rodzaje działalności handlowej, np. „47.11.Z Sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach z przewagą żywności, napojów i wyrobów tytoniowych”. W takim przypadku np. dodatkowe ujawnienie w KRS działalności oznaczonej jako 47.25.Z nie wymaga zmiany umowy spółki. Nowy rodzaj działalności handlowej mieści się bowiem w „działalności handlowej” w ogólności ujawnionej w umowie spółki. W takiej sytuacji rozszerzenie działalności będzie ograniczać się tylko do zgłoszenia nowego przedmiotu do KRS.
Jeżeli przedmiot działalności ujawniono w KRS z powołaniem na określenie działu jako poziomu klasyfikacji PKD (klasyfikacja PKD zbudowana jest według schematu: A – sekcja, 99 – dział, 999 – grupa, 99.99 – klasa, 99.99.A – podklasa), to faktyczne podejmowanie nowej działalności może nie być związana z żadnymi formalnościami przed KRS.
Zgromadzenie wspólników
Uchwała w przedmiocie zmiany umowy spółki powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza.
Do powzięcia uchwały o zmianie przedmiotu działalności spółki, co do zasady, niezbędna jest większość 2/3 głosów, niezależnie od liczby reprezentowanych na zgromadzeniu udziałów. Jeśli uchwała ma wprowadzać istotną zmianę do przedmiotu działalności spółki, do jej podjęcia wymagana będzie większość 3/4 głosów (chyba że umowa spółki zastrzega surowsze warunki – art. 246 § 1 K.s.h.).
Pojęcie „istotnej zmiany”, którym posługuje się K.s.h., jest bardzo nieostre. Wydaje się, że chodzi tu głównie o zmianę wymagającą np. uzyskania niektórych koncesji, zatrudnienia specjalistów czy nabycia kosztownych linii technologicznych. Oceniając, czy zmiana jest istotna, należy jednak za każdym razem odnosić się do sytuacji, w jakiej znajduje się spółka. W szczególności należy brać pod uwagę rozmiary prowadzonej przez nią działalności, a także posiadane zasoby majątkowe i kadrowe.
Wniosek do KRS
Zarząd jest zobowiązany zgłosić do KRS zaistniałe zmiany w umowie spółki. W przypadku składania wniosku w wersji tradycyjnej (papierowej), trzeba go sporządzić na formularzu KRS-Z3 wraz z załącznikiem KRS-ZM. W pierwszym druku należy wypełnić część dotyczącą zmiany umowy, a w drugim podać nowy rodzaj działalności z uwzględnieniem oznaczeń z PKD. Gdy rozszerzenie działalności wpływa na zmianę wiodącego przedmiotu działalności spółki, należy to uwidocznić w KRS-ZM. Do wniosku dołącza się akt notarialny obejmujący uchwałę o zmianie umowy, nowy tekst jednolity umowy spółki oraz dowód uiszczenia opłat w łącznej kwocie 350 zł (za wpis do KRS i za ogłoszenie w MSiG).
W przypadku zgłaszania do KRS nowego rodzaju działalności zgodnego z PKD, który mieści się w działalności określonej w umowie, do wniosku zamiast uchwały o zmianie umowy i tekstu jednolitego trzeba dołączyć pismo wyjaśniające potrzebę ujawnienia w KRS dodatkowego kodu PKD.
Jeśli jest to pierwszy wniosek do sądu rejestrowego składany od 15 marca 2018 r. (a spółka była wpisana przed tą datą do KRS), do wniosku należy dołączyć również listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu (art. 19a ust. 5D ustawy o KRS, Dz. U. Z 2018 r. poz. 986 ze zm.). Trzeba złożyć także oświadczenia z art. 19a ust. 5 ustawy o KRS w zakresie obejmującym adresy do doręczeń, chyba że informacja o adresach znajduje się w aktach rejestrowych.
Spółki S24
Umowa spółki zawiązanej w trybie S24 w zakresie przedmiotu działalności spółki może być również zmieniona przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z o.o. udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Przy tym możliwość ta dotyczy tylko spółek z o.o. założonych w trybie S24, których umowa spółki nie była dotychczas zmieniona w procedurze tradycyjnej. W przypadku powzięcia przez wspólników uchwały przy wykorzystaniu wzorca, wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 255 § 4 i art. 240 K.s.h.).
Działalność bez zgłoszenia do KRS
Skutki wykonywania działalności w części poza jej przedmiotem wskazanym w umowie czy zgłoszonym do KRS mogą być różne. Przedmiot działalności służy przede wszystkim wykazaniu na zewnątrz czym zajmuje się spółka. Pozwala kontrahentom ocenić, czy mają do czynienia z profesjonalistą, czy z podmiotem, który tylko jednorazowo bądź okazyjnie wykonuje pewne czynności. Wadliwe wykonanie zlecenia spoza przedmiotu działalności spółki z powodu braku doświadczenia czy sprzętu może narażać członków zarządu na odpowiedzialność odszkodowawczą wynikającą z przyjęcia takiego zlecenia. Natomiast same umowy zawarte poza umownym przedmiotem działalności są ważne. Ponadto wykonywanie działalności gospodarczej bez wymaganej koncesji albo zezwolenia może stanowić podstawę do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej albo wykroczeniowej.
W razie kontroli podatkowej przedmiot działalności ułatwia też wykazanie, że określone wydatki zostały poniesione w związku z działalnością, co umożliwia zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu bądź do odliczenia VAT.
Źródło: www.gofin.pl
