Obecnie podatnik może zakupić kasę fiskalną on-line, jak i kasę wirtualną. Jednak nie każdy przedsiębiorca może rejestrować swoją sprzedaż za pomocą kasy wirtualnej.
Kasy fiskalne on-line
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży z użyciem kas rejestrujących. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902) precyzują grupę podatników, którzy mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych, z zasady, powinno odbywać się z użyciem kas on-line. Jednakże na podstawie art. 145a ustawy o VAT umożliwiono podatnikom korzystanie z „starych” kas rejestrujących, czyli kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Te kasy muszą zapewniać prawidłowe zarejestrowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych transakcji oraz przechowywanie tych danych, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii, dodatkowo muszą umożliwiać ich bezpieczne przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.
Ważne jest, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w branżach określonych w ustawie (art. 145b ustawy o VAT) mają obowiązek stosowania kas fiskalnych on-line, np. osoby świadczące usługi kosmetyczne, fryzjerskie, budowlane czy prawnicze.
Kasa rejestrująca on-line musi zapewniać prawidłowe zarejestrowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas.
Zgodnie z art. 111a ust. 3 ustawy o VAT, kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pomocą sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111),
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
- sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Wirtualne kasy fiskalne
Każda kasa mająca postać oprogramowania, czyli tzw. kasa wirtualna, jest jednocześnie kasą on-line. Jednak nie każda kasa on-line jest kasą wirtualną.
Zgodnie z art. 111b ust. 1 ustawy o VAT, ewidencja sprzedaży w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona za pomocą kas rejestrujących mających formę oprogramowania. Niemniej jednak nie każda sprzedaż może być rejestrowana w kasie wirtualnej.
Szczegółowe zasady funkcjonowania kas wirtualnych określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, do których dopuszczalne jest używanie kas rejestrujących mających formę oprogramowania (Dz. U. z 2023 r. poz. 2268). Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia, kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane tylko przez podatników w odniesieniu do czynności tam wymienionych. Katalog ten obejmuje 29 branż. Przykładowo są to:
- usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0),
- usługi związane z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),
- usługi hotelarskie,
- usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10),
- sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
- usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0),
- usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0),
- usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0),
- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0),
- usługa mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których podatnik, oprócz wymienionych wyżej czynności uprawniających do stosowania kas wirtualnych, dokonuje także sprzedaży innych towarów lub usług, które nie są objęte przepisami rozporządzenia.
Orzecznictwo wskazuje, że ustawodawca w rozporządzeniu w sprawie grup podatników i rodzajów czynności ściśle określił czynności, tj. wskazał konkretne usługi i dostawy określonych towarów, w odniesieniu do których podatnik może stosować kasy rejestrujące mające postać oprogramowania, co oznacza, że ewidencja może dotyczyć wyłącznie wymienionych w rozporządzeniu czynności, a nie całej realizowanej przez podatnika sprzedaży, w tym czynności niewymienionych w rozporządzeniu.
Źródło: www.gofin.pl
