Faktura to jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży towaru lub świadczenia usługi. Generalnie faktury wystawia się dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz na żądanie nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta). Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Od 1 lutego 2026 r. zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106s ustawy o VAT.
Faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem faktury potwierdzającym dokonanie sprzedaży przez podatnika. Jest ona wystawiana przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Ministerstwo Finansów (dalej MF) udostępnia bezpłatne narzędzia, przy użyciu których można korzystać z KSeF. Należy do nich Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i Aplikacja e-mikrofirma. Fakturę ustrukturyzowaną można również wystawić bezpośrednio przy użyciu własnego wewnętrznego programu i po zintegrowaniu wysłać ją do KSeF.
Fakturę ustrukturyzowaną należy wystawić na zasadach określonych w ustawie o VAT w formie elektronicznego dokumentu, zgodnego z opublikowanym wzorem.
Dane, jakie powinna zawierać faktura, określono w art. 106e ustawy o VAT. Należą do nich m.in.:
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (uwaga! w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku – na fakturze należy podać NIP nabywcy, jeżeli posiada on taki numer),
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- stawkę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Wizualizacja faktury
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i co do zasady otrzymywana przy użyciu KSeF. Ma ona format XML i tym samym odczytywanie danych faktury (wskazanych w jednym ciągu) może być niewygodne. Dlatego też programy przystosowane do obsługi KSeF powinny umożliwiać wizualizację takich plików (faktur w formacie XML) w czytelny sposób.
Ponadto zgodnie z generalną zasadą, nabywca otrzymuje fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF. Niemniej jednak, w kilku ustawowo określonych sytuacjach (np. gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny lub konsument – patrz: art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT) występuje obowiązek przekazania faktury w sposób uzgodniony z nabywcą (np. jako wydruk lub plik PDF). Tu także będzie wygodniej posłużyć się wizualizacją faktury (niż plikiem XML).
MF wyjaśniło, że nie będzie istniał jeden wzór wizualizacji faktury ustrukturyzowanej przekazywanej nabywcy poza KSeF. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów. W wyjaśnieniu podkreśliło, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji będzie decydował wystawca faktury/integrator systemu. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, zdaniem MF, należy zadbać o:
- jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
- czytelność dokumentu – poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
- brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.
Co istotne, MF wskazało, iż wizualizacja faktury może zawierać dodatkowe dane (poza danymi znajdującymi się w pliku XML), typu logo firmy lub kontakt do biura obsługi klienta, które z punktu widzenia systemowego nie mają znaczenia. Nie jest jednak zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego, czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).
Zaznaczamy ponadto, że posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE (tj. Offline24, Offline – Niedostępność KSeF i Awarii) i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”). W wersji komercyjnej programu DRUKI Gofin wizualizacja faktury opatrywana jest kodami QR.
Posługiwanie się wizualizacją faktury – np. przy rejestracji firmowych pojazdów w urzędach czy wizualizacją faktury w języku obcym
MF wyjaśniło, że przedsiębiorca w celu załatwiania spraw urzędowych, np. przy rejestracji firmowych pojazdów w urzędach gmin, może posłużyć się wizualizacją faktury. W takim przypadku, zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (pod kodem QR będzie widniał numer KSeF). Natomiast jeśli faktura została wystawiona pomiędzy dwoma podmiotami zajmującymi się np. obrotem pojazdami (B2B), wtedy każdy z przedsiębiorców ma dostęp do takiej faktury w KSeF i może ją pobrać celem użycia jej poza KSeF samodzielnie. MF wskazało ponadto, iż urzędy będą miały możliwość weryfikacji faktur i będzie to dostęp anonimowy za pomocą kodu QR
W przypadku wizualizacji faktury w języku obcym należy w pierwszej kolejności wystawić faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie można dokonać jej wizualizacji w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.
Źródło: www.gofin.pl
